Zapier-Integration

Die WbizTool-App auf Zapier verbindet Ihre WhatsApp-Nummer mit den anderen Apps, die Sie nutzen. Starten Sie einen Zap, wenn eine WhatsApp-Nachricht eingeht, oder senden Sie eine WhatsApp-Nachricht, wenn in einer anderen App etwas passiert.

Bevor Sie beginnen#

• Ein WbizTool-Konto mit einer verbundenen WhatsApp-Nummer in den WhatsApp-Einstellungen.
• Ihre Client-ID und Ihr API-Schlüssel aus Einstellungen → API-Schlüssel.
• Für den Trigger für eingehende Nachrichten: das Unibox-Add-on in Ihrem Plan. Siehe Voraussetzungen für den Trigger.

Konto verbinden#

1. WbizTool zu einem Zap hinzufügen

   Erstellen Sie in Zapier einen Zap und suchen Sie als Trigger- oder Action-App nach WbizTool.

2. Anmelden

   Wenn Zapier Sie auffordert, ein Konto zu verbinden, geben Sie Ihre Client-ID und Ihren API-Schlüssel aus Einstellungen → API-Schlüssel ein.

Der API-Schlüssel bestimmt, welchen Arbeitsbereich Zapier verwendet. Wenn Sie mehreren Arbeitsbereichen angehören, verwenden Sie einen Schlüssel, der in dem Arbeitsbereich erstellt wurde, den Sie verbinden möchten. Sind Client-ID oder API-Schlüssel falsch, zeigt Zapier den Fehler beim Verbinden an, zum Beispiel Auth Error: invalid api key.

Trigger für eingehende WhatsApp-Nachrichten#

Dieser Trigger startet Ihren Zap jedes Mal, wenn jemand eine Nachricht an eine Ihrer WhatsApp-Nummern sendet. Nutzen Sie ihn, um neue Chats in ein CRM aufzunehmen, Nachrichten in einem Team-Kanal zu posten oder Unterhaltungen in einer Tabelle zu protokollieren.

1. Trigger auswählen

   Wählen Sie WbizTool als App und Incoming WhatsApp Message (eingehende WhatsApp-Nachricht) als Trigger-Ereignis.

2. WhatsApp-Nummer auswählen

   Wählen Sie unter WhatsApp Number (WhatsApp-Nummer) die verbundene Nummer, deren eingehende Nachrichten den Zap starten sollen. Die Liste zeigt die in Ihrem Arbeitsbereich verbundenen Telefonnummern.

3. Trigger testen

   Klicken Sie auf Test trigger. Zapier lädt Ihre neuesten auf dieser Nummer empfangenen Nachrichten, sodass Sie in den nächsten Schritten echte Felder zuordnen können. Hat die Nummer noch keine Nachrichten, zeigt Zapier stattdessen eine Beispielnachricht.

4. Zap einschalten

   Veröffentlichen Sie den Zap. WbizTool verbindet sich automatisch mit Zapier. Sie müssen in WbizTool nirgends eine Webhook-URL eintragen.

Voraussetzungen für den Trigger#

• Unibox-Add-on. Der Trigger fügt Ihre Nummer zum Unibox-Posteingang hinzu (als Posteingangsnummer). Ohne das Add-on schlägt das Einschalten des Zaps mit Unibox add-on subscription required fehl. Kaufen Sie es unter Abrechnung & Pläne: 20 $/Monat oder 200 $/Jahr pro WhatsApp-Nummer, die in Unibox verwendet wird.
• Eine freie Posteingangsnummer. Ist die Nummer noch nicht im Posteingang, belegt sie eine der Posteingangsnummern, die Ihr Add-on erlaubt. Eine Nummer, die schon im Posteingang ist, belegt keine weitere.
• Rolle Owner oder Bearbeiter. Der API-Schlüssel muss einem Owner (Administrator) oder Bearbeiter (Editor) des Arbeitsbereichs gehören.
• Eine verbundene WhatsApp-Nummer. Die Nummer muss verbunden bleiben, damit neue Nachrichten erfasst werden.

So arbeitet der Trigger mit Ihren Posteingangsnummern zusammen#

• Nur eingehende Nachrichten starten den Zap. Nachrichten, die von Ihrer Nummer gesendet werden, tun das nicht.
• Es werden nur Nachrichten gesendet, die nach dem Einschalten des Zaps eingehen. Ältere Nachrichten werden nicht nachgeliefert.
• Ist die Nummer bereits mit Ihrer eigenen Webhook-URL im Posteingang, tritt der Webhook von Zapier an deren Stelle, solange der Zap eingeschaltet ist. Wenn Sie den Zap ausschalten, werden Ihre eigene Webhook-URL, Ihr Geheimnis und Ihre Ereigniseinstellungen wiederhergestellt.
• Wenn Sie einen Zap löschen, ohne ihn vorher auszuschalten, sendet WbizTool nicht mehr an ihn, sobald Zapier meldet, dass der Zap nicht mehr existiert.
• Unter Posteingangsnummern zeigt der Webhook der Nummer ein Zapier-Badge. Wenn Sie dort bei der Nummer auf Stoppen oder Entfernen klicken, bleibt der Zap in Zapier eingeschaltet, erhält aber keine Nachrichten mehr, und die Seite warnt Sie vorher. Um den Zap zu stoppen, schalten Sie ihn stattdessen in Zapier aus. Damit nach dem Löschen des Listeners wieder Nachrichten ankommen, schalten Sie den Zap in Zapier aus und wieder ein.

Wie Posteingangsnummern und Webhooks funktionieren, erfahren Sie unter Webhooks für eingehende Nachrichten.

Trigger-Daten#

Jeder Zap-Lauf erhält eine Nachricht, etwa so:

{
  "event": "message_received",
  "timestamp": "2026-09-16T10:31:12.482913+00:00",
  "webhook_id": 42,
  "whatsapp_client_id": "678",
  "whatsapp_phone": "919812345678",
  "message": {
    "id": "[email protected]_3EB0C1A2B3D4E5F60718",
    "type": "chat",
    "content": "Hi, is my order #4821 out for delivery?",
    "from": "919876543210",
    "from_name": "Aman",
    "to": "919812345678",
    "timestamp": "2026-09-16T10:29:58+00:00",
    "whatsapp_timestamp": 1789554598,
    "direction": "incoming",
    "status": "pending",
    "is_forwarded": false,
    "forwarding_score": 0
  },
  "contact": {
    "whatsapp_id": "[email protected]",
    "phone": "919876543210",
    "lid": null,
    "phone_hidden": false,
    "name": "Aman",
    "is_group": false,
    "is_business": false
  },
  "organisation": {
    "id": "5021",
    "name": "Acme Stores"
  }
}

Manche Nachrichten enthalten zusätzliche Felder: message.media (Dateiname, Typ, Größe und url, ein Download-Link, der 7 Tage lang funktioniert) bei Medien, message.quoted_message_id bei Antworten und group bei Gruppennachrichten. Um eine Datei zu behalten, kopieren Sie sie innerhalb dieser 7 Tage (zum Beispiel mit einem Upload-Schritt zu Google Drive oder Dropbox).

Beispiel: eingehende Nachrichten in Google Sheets protokollieren#

1. Trigger: WbizTool, Incoming WhatsApp Message.
2. Action: Google Sheets, Create Spreadsheet Row. Ordnen Sie Contact Phone einer Spalte Phone, Contact Name einer Spalte Name und Message Content einer Spalte Message zu.

WhatsApp-Nachrichten aus einem Zap senden#

Fügen Sie WbizTool als Action hinzu und wählen Sie eines dieser Action-Ereignisse:

Wählen Sie in jeder Action die sendende Nummer unter WhatsApp Number. Geben Sie die Telefonnummer des Empfängers mit Ländervorwahl ein, etwa 919876543210, oder tragen Sie die Ländervorwahl in das optionale Feld Country Code (Ländervorwahl) ein, etwa 91. Send WhatsApp Message on Group hat weder Telefonnummer noch Ländervorwahl; stattdessen wird der Group Name (Gruppenname) angegeben.

Wenn WbizTool eine Nachricht nicht annehmen kann, schlägt der Schritt fehl und Zapier zeigt den Grund an, zum Beispiel WbizTool: Invalid phone number oder WbizTool: Not enough credits. Ein erfolgreicher Schritt bedeutet, dass die Nachricht in die Warteschlange gestellt wurde. WbizTool sendet sie anschließend von Ihrer verbundenen Nummer.

Sie können die API auch direkt mit Webhooks by Zapier aufrufen:

Was die einzelnen Felder bedeuten, erfahren Sie unter WhatsApp-Nachrichten aus jedem Automatisierungstool senden; alle Optionen finden Sie unter Nachricht senden.

Fehlerbehebung#