WhatsApp-Kontakte: mit Tags ordnen und alle mit einem Tag anschreiben

Die Seite Kontakte listet jede Telefonnummer und jede WhatsApp-Gruppe auf, an die Ihr Arbeitsbereich eine Nachricht gesendet hat, und die Kontakte, die Sie selbst hinzufügen. Nutzen Sie sie, um jemanden nachzuschlagen, Kontakten Tags wie VIP oder Wholesale zu geben, eine Kampagne oder eine Erinnerung an alle mit einem Tag zu senden und die Liste als CSV-Datei zu exportieren.

Wer darf das: Inhaber und Bearbeiter des Arbeitsbereichs, in jedem Plan, auch in der kostenlosen Testphase. Analysten sehen Kontakte nicht in der Seitenleiste, und beim Öffnen der Seite erscheint „Kontakte sind für Inhaber und Bearbeiter“. Inhaber und Bearbeiter eines Arbeitsbereichs sehen dieselbe Liste. Jeder Arbeitsbereich hat seine eigenen Kontakte: Wechseln Sie den Arbeitsbereich, um einen anderen zu sehen.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kontakte oder rufen Sie /contacts/ auf.

Kontakt finden#

1. Kontakte öffnen

   Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kontakte. Die Liste zeigt 25 Kontakte pro Seite, die zuletzt hinzugefügten zuerst.

2. Suchen

   Tippen Sie in Name oder Nummer suchen: einen Namen, den Namen einer Gruppe oder einen beliebigen Teil einer Nummer. Die Liste aktualisiert sich beim Tippen.

3. Typ wählen

   Klicken Sie auf Personen, Gruppen oder Unternehmen, um nur diese zu sehen, oder auf Alle, um alle zu sehen. Die Zahl auf jedem Tab gilt für Ihre aktuelle Suche.

4. Tag wählen (optional)

   Wählen Sie im Feld neben der Suche einen Tag, z. B. VIP (146), um nur die Kontakte mit diesem Tag zu sehen. Alle Tags zeigt wieder alle.

• Nummern können beliebig eingegeben werden. Nur die Ziffern zählen, und führende Nullen werden ignoriert: +91 98765 43210, (91) 98765-43210, 43210 und die örtliche 098765 43210 finden alle 919876543210.
• Alles mit Buchstaben findet diesen Text an beliebiger Stelle in einem Namen oder Gruppennamen, in Groß- oder Kleinschreibung.
• Personen sind alle, die keine Gruppe sind, WhatsApp-Business-Nummern eingeschlossen. Unternehmen listet nur die Nummern, die als WhatsApp Business markiert sind (siehe Namen, Unternehmen und Im Telefon gespeichert).
• Die Liste ist danach sortiert, wann jeder Kontakt hinzugefügt wurde, nicht nach Ihrer letzten Nachricht an ihn.
• Blättern Sie mit Zurück und Weiter unter der Liste (bei mehr als 3 Seiten springen « und » zur ersten und letzten Seite). Die Zeile daneben zeigt zum Beispiel „1.286 Ergebnisse · Seite 1 von 52“.
• Ihre Suche, Ihr Tab, Ihr Tag und Ihre Seite stehen in der Adresse der Seite. Beim Neuladen oder wenn Sie mit der Zurück-Taste des Browsers zurückkommen, bleibt Ihre Liste also erhalten, und Sie können sie als Lesezeichen speichern.

Was jede Zeile zeigt#

Ein Name, der nur die Nummer wiederholt, etwa +91 98765 43210 oder Sheet Contact 919876543210, zählt als kein Name: Die Seite zeigt die Nummer mit Kein Name gespeichert. Die CSV-Datei behält den Namen so, wie er gespeichert wurde.

Kontakte hinzufügen#

Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Kontakte hinzufügen.

Ein Kontakt: Geben Sie die WhatsApp-Nummer mit Ländervorwahl ein, z. B. +91 98765 43210 (ohne sie wird das Land für Nummern ohne Ländervorwahl des Arbeitsbereichs verwendet), bei Bedarf einen Name, und haken Sie die Tags des Kontakts an. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.

Viele Kontakte: Klicken Sie auf Aus einer CSV-Datei und dann auf CSV-Datei auswählen.

• Die erste Zeile der Datei benennt ihre Spalten. Die Nummernspalte wird an ihrem Namen erkannt (Phone, WhatsApp, Number, Mobile…), sonst ist es die erste Spalte. Eine Spalte Name und eine Spalte Tags werden ebenfalls gelesen, mehrere Tags in einer Zelle durch Kommas getrennt, z. B. VIP, Wholesale.
• Die Zeile unter der Schaltfläche zeigt, wie viele Zeilen gelesen wurden und welche Spalten verwendet werden, z. B. „Nummern aus: Phone · Namen aus: Name · Tags aus: Tags“. Prüfen Sie sie vor dem Import.
• Haken Sie unter Tags für jeden Kontakt in der Datei die Tags an, die alle in der Datei bekommen sollen, oder geben Sie einen neuen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
• Klicken Sie auf … Zeilen importieren. Bis zu 20.000 Zeilen auf einmal.

Danach sehen Sie, wie viele Kontakte hinzugefügt, aktualisiert und übersprungen wurden, mit den ersten übersprungenen Zeilen und dem Grund („keine Telefonnummer“, „Ländervorwahl fehlt“). Eine Nummer, die schon in der Liste steht, behält ihren Platz: Sie bekommt den Namen aus der Datei (wenn die Datei einen hat) und die neuen Tags und behält ihre anderen Tags. Ein Tag aus der Datei, den es noch nicht gibt, wird angelegt.

Das Hinzufügen sendet den Kontakten nichts.

Kontakt bearbeiten#

Zeigen Sie auf eine Zeile und klicken Sie auf Bearbeiten. Ändern Sie den Name, haken Sie Tags an oder ab, oder geben Sie einen neuen Tag ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie auf Speichern.

Den gespeicherten Namen setzen {name} und {first_name} in Nachrichten an einen Tag ein. Eine spätere Kontaktsynchronisierung läuft für bereits synchronisierte Nummern nicht erneut und überschreibt ihn also nicht (siehe Namen, Unternehmen und Im Telefon gespeichert).

Tags#

Ein Tag ist eine Bezeichnung für eine Gruppe von Kontakten, z. B. VIP, Wholesale oder Kunden in Delhi. Ein Kontakt kann beliebig viele Tags haben; ein Tag kann bis zu 50 Zeichen lang sein, und ein Arbeitsbereich kann bis zu 200 Tags haben. VIP und vip sind derselbe Tag.

Vielen Kontakten auf einmal einen Tag geben:

1. Kontakte anhaken

   Haken Sie das Kästchen am Anfang jeder Zeile an oder das Kästchen in der Kopfzeile, um die ganze Seite anzuhaken. Um jeden Kontakt der Liste zu nehmen (mit Ihrer Suche, Ihrem Tab und Ihrem Tag), klicken Sie in der Leiste, die erscheint, auf Alle … in dieser Liste auswählen.

2. Tag wählen

   Wählen Sie in der Leiste über der Liste unter Tag auswählen… einen Tag, oder wählen Sie + Neuer Tag… und geben Sie seinen Namen ein.

3. Hinzufügen oder entfernen

   Klicken Sie auf Tag hinzufügen oder Tag entfernen. Sie sehen zum Beispiel „Tag zu 25 hinzugefügt“. Auswahl aufheben entfernt alle Häkchen.

Tag umbenennen oder löschen: Klicken Sie auf Tags verwalten. Geben Sie im Feld eines Tags einen neuen Namen ein (er wird gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen oder Enter drücken), oder klicken Sie auf Löschen und dann auf Tag löschen. Das Löschen eines Tags entfernt ihn von jedem Kontakt; die Kontakte bleiben. Bei jedem Tag steht, wie viele Kontakte ihn haben.

Neue Tags entstehen in der Leiste über der Liste (+ Neuer Tag…), wenn Sie einen Kontakt hinzufügen oder bearbeiten (Namen eingeben und auf Hinzufügen klicken) oder durch die Spalte Tags einer Datei.

Kontakte löschen#

Haken Sie die Kontakte an, klicken Sie in der Leiste auf Löschen und dann noch einmal auf Löschen. Sie verschwinden aus der Liste und verlieren ihre Tags.

• Ihre Nachrichten bleiben in den Berichten.
• Schreibt Ihr Arbeitsbereich einer gelöschten Nummer oder Gruppe erneut, erscheint sie wieder in der Liste, ohne ihre alten Tags.
• Um jemandem endgültig nicht mehr zu schreiben, melden Sie ihn ab: Löschen stoppt keine Nachrichten.

An einen Tag senden#

Alle mit einem Tag können eine Nachricht bekommen, mit ihrem Namen darin:

• Einmal: Klicken Sie unter Kampagnen auf Neue Kampagne und dann auf Kontakte mit einem Tag.
• Immer wieder: Wählen Sie unter Erinnerungen bei Senden an die Option Kontakte mit einem Tag.

In der Nachricht wird {name} zum Namen des Kontakts und {first_name} zu seinem ersten Wort, sodass Hallo {first_name}, bei Emma Thompson als Hallo Emma, ankommt. Ein Kontakt ohne Namen bekommt den Text ohne ihn (aus Hallo , wird Hallo,). Gruppen mit dem Tag erhalten die Nachricht in der Gruppe. Abgemeldete Kontakte werden übersprungen.

Kontakte als CSV exportieren#

1. Liste eingrenzen (optional)

   Wählen Sie einen Tab oder einen Tag oder geben Sie eine Suche ein. Die Datei enthält genau die Kontakte, die die Liste zeigt, von allen Seiten, die neuesten zuerst. Mit Alle und ohne Suche sind das alle Kontakte.

2. Auf CSV exportieren klicken

   Klicken Sie oben rechts über der Liste auf CSV exportieren. Ihr Browser lädt eine Datei mit einem Namen wie contacts_20261015_1430.csv herunter.

3. Datei öffnen

   Öffnen Sie sie in Excel, Google Sheets oder einer anderen Tabellen-App. Namen in jedem Alphabet werden richtig angezeigt.

Die Datei hat diese Spalten:

• Eine Zelle, die mit =, +, - oder @ beginnt, etwa ein als +91 98765 43210 gespeicherter Name, bekommt ein ' vorangestellt, damit die Tabelle sie nicht als Formel ausführt.
• CSV exportieren wird auf Bildschirmen in Smartphone-Größe nicht angezeigt. Verwenden Sie einen Computer oder ein breiteres Fenster.

Die Datei verwenden#

• Prüfen, welche Nummern WhatsApp nutzen: Fügen Sie die Datei unverändert in der Nummernverifizierung hinzu, ab dem Standard-Plan, innerhalb des Limits Ihres Plans pro Liste. Sie liest die Spalte Number und überspringt die Gruppen.
• Kontakten mit Namen schreiben: Exportieren Sie den Tab Personen und fügen Sie die Datei in Nachrichtenvorlagen hinzu. Number wird als Senden an (Spalte) gewählt, und {{Name}} in Ihrer Nachricht setzt jeden Namen ein. Prüfen Sie vorher die Spalte Name: Ein Kontakt ohne Namen hat dort seine Nummer (manchmal mit einem ' davor) oder Sheet Contact und die Nummer. Ersetzen oder leeren Sie diese Zellen, sonst setzt {{Name}} sie in Ihre Nachricht ein. Um Nummern zu überspringen, die kein WhatsApp haben, prüfen Sie die Datei vorher in der Nummernverifizierung. Nachrichtenvorlagen brauchen einen bezahlten Plan.

Kontakt in einer Schnellnachricht wiederverwenden#

Tippen Sie in der Karte Nachricht senden im Dashboard unter Nummern mindestens zwei Buchstaben des Namens oder zwei Ziffern der Nummer eines Kontakts und klicken Sie ihn in der Liste an, die sich öffnet. Ist Senden an auf Gruppen gesetzt, werden stattdessen Ihre gespeicherten Gruppen vorgeschlagen. Siehe Schnell eine Nachricht senden.

Kampagnen und Erinnerungen können an alle mit einem Tag senden, siehe An einen Tag senden. Nachrichtenvorlagen nehmen die Nummern aus Ihrer Tabelle.

Woher Kontakte stammen#

Ein Kontakt wird gespeichert, wenn Ihr Arbeitsbereich zum ersten Mal eine Nachricht an eine Nummer oder Gruppe sendet, die noch nicht in der Liste steht. Der Name, mit dem er beginnt, hängt davon ab, woher die Nachricht kam:

• Jede Nummer und jeder Gruppenname wird pro Arbeitsbereich einmal gespeichert, egal wie oft Sie ihnen schreiben.
• Eine Nummer bleibt in der Liste, auch wenn die Nachricht an sie fehlgeschlagen ist (zum Beispiel, weil die Nummer kein WhatsApp hat) oder abgebrochen wurde. Kontakte ist keine Liste von Nummern, die WhatsApp nutzen: Dafür gibt es die Nummernverifizierung.
• Nummern werden als Ziffern mit Ländervorwahl gespeichert, ohne +, Leerzeichen, Klammern oder führende Nullen. Eine Nummer ohne Ländervorwahl in Nachricht senden, Testnachricht senden, Kampagnen, Nachrichtenvorlagen, Erinnerungen oder Google-Sheets-Triggern erhält die Ländervorwahl der WhatsApp-Nummer, die zum Senden gewählt ist (sonst, und bei Erinnerungen von einer beliebigen verbundenen Nummer, das Land für Nummern ohne Ländervorwahl des Arbeitsbereichs), und wird mit ihr gespeichert. Ist kein Land bekannt, wird sie so gespeichert, wie sie geschrieben wurde.
• Eine Nummer, die über die Sende-Endpunkte der API ohne Ländervorwahl gesendet wird, wird ohne sie gespeichert, als eigener Kontakt. Erinnerungen, die mit der API erstellt wurden, werden beim Ausführen ergänzt.
• Eine Gruppe wird unter ihrem Namen genau so gespeichert, wie er eingegeben wurde; Familiengruppe und familiengruppe sind also zwei Kontakte.
• Personen, die Ihren Posteingangsnummern schreiben, erscheinen im Unibox-Posteingang, nicht hier, bis Sie ihnen aus dem Posteingang antworten.
• Das Adressbuch Ihres Telefons wird nicht importiert: Personen, denen Sie nie aus WbizTool geschrieben haben, stehen nicht in der Liste, bis Sie sie hinzufügen.

Namen, Unternehmen und Im Telefon gespeichert#

Kurz nachdem Sie eine WhatsApp-Nummer verbunden haben (nicht eine, die über die Browser-Erweiterung verbunden ist), liest WbizTool einmal die WhatsApp-Kontakte dieser Nummer und aktualisiert die passenden Kontakte, die schon in Ihrer Liste stehen:

• Name: der Name, unter dem sie in den Kontakten dieses Telefons gespeichert sind, sonst ihr WhatsApp-Profilname.
• Unternehmen: wird ergänzt, wenn die Nummer WhatsApp Business nutzt.
• Im Telefon gespeichert: wird ergänzt, wenn die Nummer in den Kontakten dieses Telefons gespeichert ist.

Die Synchronisierung fügt nie Kontakte hinzu. Sie läuft einmal pro WhatsApp-Nummer und erneut nur, wenn Sie diese Nummer mit einem anderen Telefon neu verbinden. Wem Sie später zum ersten Mal schreiben, behält also seine Nummer als Namen, und Namen, die Sie danach in Ihrem Telefon ändern, werden nicht übernommen. Bei mehreren Nummern kann die Synchronisierung jeder Nummer den Namen, Unternehmen und Im Telefon gespeichert ändern, und die letzte Synchronisierung gewinnt.

Abgemeldete Nummern#

Wenn jemand Sie bittet, ihm nicht mehr zu schreiben, melden Sie ihn ab. An eine abgemeldete Nummer wird aus diesem Arbeitsbereich nie etwas gesendet: Schnellnachrichten, Kampagnen, Nachrichtenvorlagen, Erinnerungen, Google Sheets, Shopify und die API überspringen sie alle. Eine Nachricht an sie schlägt mit dem Grund Opted out fehl, statt rauszugehen, und … Fehlgeschlagene erneut senden einer Kampagne lässt sie aus.

Jemanden abmelden:

• Klicken Sie auf dem Tab Alle oder Personen in der Zeile der Person auf Abmelden. Die Zeile zeigt dann Abgemeldet und eine Schaltfläche Wieder anmelden.
• Oder öffnen Sie den Tab Abgemeldet, klicken Sie auf Nummern hinzufügen und tippen oder fügen Sie Nummern mit Ländervorwahl ein, eine pro Zeile oder durch Kommas getrennt. Um viele hinzuzufügen, klicken Sie auf CSV-Datei auswählen: Die Nummern in der ersten Spalte werden gelesen. Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz für Ihr Team hinzu und klicken Sie dann auf Abmelden. Eine Nummer, die schon abgemeldet war, bleibt, wie sie war.

Die Person kann es selbst tun: Wer einer Ihrer Nummern mit dem Unibox-Posteingang nur STOP antwortet (oder Unsubscribe, Baja, Parar, Stopp, Arrêt, Basta, Стоп, Berhenti, Dur, توقف, עצור und Ähnliches), wird automatisch abgemeldet. Wer nur START antwortet, wird wieder angemeldet.

• Die Nachricht muss nur aus dem Wort bestehen, in beliebiger Groß- und Kleinschreibung: „Bitte stopp die Anrufe“ zählt nicht.
• Es funktioniert bei Nummern mit dem Posteingang, denn nur diese lesen eingehende Nachrichten. Antworten, die älter als 7 Tage sind, zählen nicht.
• Es wird nichts an die Person zurückgesendet, und Ihre automatischen Antworten antworten nicht darauf.

Der Tab Abgemeldet listet alle, die neuesten zuerst, mit der Art der Abmeldung (Antwort „STOP“ und die Nummer, an die die Person geschrieben hat, Hinzugefügt von einem Teammitglied, Aus einer Datei importiert oder Über die API hinzugefügt) und dem Zeitpunkt. Suchen Sie nach einer Nummer oder Notiz, klicken Sie auf CSV exportieren, um die Liste herunterzuladen, oder auf Wieder anmelden, wenn jemand Ihre Nachrichten wieder erhalten möchte. Bereits fehlgeschlagene Nachrichten bleiben fehlgeschlagen.

Entwickler können dieselbe Liste mit der Opt-outs-API verwalten.

Fehlerbehebung#

Verwandte Themen#

• Schnell eine Nachricht senden
• Kampagnen und Erinnerungen an einen Tag
• Nachrichtenvorlagen
• Nummernverifizierung
• Gruppenmitglieder-Export, um die Mitglieder einer WhatsApp-Gruppe zu exportieren
• Unibox-Posteingang
• WhatsApp-Nummer verbinden
• Arbeitsbereich-Einstellungen, Teammitglieder und Rollen