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Unibox-Posteingang: WhatsApp-Chats im Team beantworten

Der Unibox-Posteingang sammelt die Chats Ihrer WhatsApp-Nummern an einem Ort im Dashboard. Ihr Team liest jede Unterhaltung und antwortet im Browser, und jede Antwort geht von der Nummer raus, an die der Kunde geschrieben hat – ohne dass jemand ein Telefon herumreichen muss.

Wer kann es nutzen: Inhaber und Bearbeiter eines Arbeitsbereichs mit dem Unibox-Add-on. Analysten sehen Unibox-Posteingang und Posteingangsnummern nicht in der Seitenleiste. Das Add-on kommt zu einem bezahlten Plan oder Lifetime-Plan hinzu und gilt jeweils für eine WhatsApp-Nummer: 20 $ pro Monat oder 200 $ pro Jahr zum US-Listenpreis (ein Inhaber sieht Ihren eigenen Preis unter Abrechnung & Pläne). Alle, die den Posteingang öffnen können, sehen dieselben Unterhaltungen.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Unibox-Posteingang oder rufen Sie /unibox/inbox/ auf.

Der Unibox-Posteingang: die Liste der Unterhaltungen mit Suche, dem Menü Alle Nummern und der Nummer, auf der jeder Chat läuft, und die geöffnete Unterhaltung mit Sophie, mit ihrem Foto und der Antwort des Shops

Bevor Sie beginnen#

Das Unibox-Add-on. Ein Inhaber fügt unter Abrechnung & Pläne bei Add-ons eine Unibox-Nummer für jede Nummer hinzu, die in den Posteingang soll, oder wählt sie beim Kauf eines Plans unter Gemeinsamen Posteingang hinzufügen (Unibox). In der kostenlosen Testphase können keine Add-ons gekauft werden. Siehe Add-ons. Ohne das Add-on zeigt der Posteingang statt der Unterhaltungen Unibox-Add-on erforderlich und die Schaltfläche Add-ons ansehen.
Eine verbundene WhatsApp-Nummer, verknüpft per QR-Code oder Kopplungscode. Siehe WhatsApp-Nummer verbinden. Eine über die Browser-Erweiterung verbundene Nummer kann nicht in den Posteingang aufgenommen werden. Ein verbundenes Telegram-Konto lässt sich wie eine Nummer hinzufügen: siehe Telegram-Chats.
Die Nummer im Posteingang. Klicken Sie unter Posteingangsnummern auf Nummer zum Posteingang hinzufügen, wählen Sie die Nummer unter WhatsApp-Nummer und klicken Sie auf Nummer hinzufügen. Sie sehen „Nummer hinzugefügt – ihre Chats werden innerhalb weniger Minuten synchronisiert.“ Die Webhook-Felder in diesem Dialog sind optional: Webhooks für eingehende Nachrichten erklärt sie und den Rest dieser Seite.

Auf eine Unterhaltung antworten#

Unterhaltung öffnen
Klicken Sie in der Liste darauf. Ihre neuesten Nachrichten erscheinen, die Nachrichten Ihrer Seite rechts.
Antwort schreiben
Schreiben Sie in Nachricht eingeben, bis zu 5.000 Zeichen. Enter sendet, Umschalt+Enter beginnt eine neue Zeile. Mit / fügen Sie eine Ihrer gespeicherten Antworten ein.
Datei hinzufügen (optional)
Klicken Sie auf die Büroklammer (Datei anhängen) und wählen Sie ein Foto, ein Video, eine Audiodatei, eine PDF-, Word- oder Excel-Datei mit bis zu 64 MB. Ihr Name erscheint über dem Feld: Mit ✕ nehmen Sie sie wieder heraus. Ihr Text geht als Bildunterschrift mit der Datei raus. Siehe Datei senden.
Senden
Klicken Sie auf Senden. Die Antwort erscheint sofort unten im Chat, mit 🕓, solange sie gesendet wird, und mit ✓✓, sobald sie rausgegangen ist.

Eine Antwort ist eine ganz normale WbizTool-Nachricht:

Sie wird von der WhatsApp-Nummer gesendet, auf der die Unterhaltung läuft: die Nummer nach über unter dem Namen des Kontakts. Eine andere können Sie nicht wählen.
Sie reiht sich in die Warteschlange dieser Nummer ein: Sendet die Nummer gerade eine Kampagne, geht Ihre Antwort nach den bereits wartenden Nachrichten raus.
Sie zählt als eine Nachricht und erscheint im Nachrichtenverlauf. An den Webhook der Nummer wird sie meist nicht gesendet, weil der Posteingang sie schon hat (Webhooks für eingehende Nachrichten).
Nutzt Ihr Arbeitsbereich Sendezeiten mit Haken bei Antworten im Posteingang (Unibox), wartet eine Antwort, die außerhalb dieser Zeiten geschrieben wird, bis sie beginnen.
Eine Antwort, die nicht innerhalb von 24 Stunden rausgehen kann, etwa weil die Nummer getrennt bleibt, verfällt.
Ist die Person oder Gruppe noch nicht in Kontakte, wird sie unter dem Namen des Chats hinzugefügt.

Datei senden#

Wie eine Datei bei WhatsApp ankommt, hängt von ihrem Typ ab:

Datei	Kommt an als
Fotos (JPG, PNG und andere Bilder) bis 16 MB	Ein Foto, mit Ihrem Text als Bildunterschrift
PDF, Word (DOC, DOCX) und Excel (XLS, XLSX)	Ein Dokument, mit Ihrer Bildunterschrift
Videos (MP4, MOV, AVI, WEBM)	Eine Datei zum Herunterladen, kein Video, das im Chat abgespielt wird, mit Ihrer Bildunterschrift
Audio als MP3, M4A und AAC	Eine Audionachricht. Ihr Text folgt als eigene Nachricht.
Audio als WAV und OGG	Ein Dokument, mit Ihrer Bildunterschrift

Andere Video- und Audioformate wie MKV, WMV oder FLAC kommen als Dokument an, an dessen Namen .pdf angehängt ist. Wandeln Sie sie deshalb vorher in MP4 oder MP3 um.

Wenn eine Antwort nicht gesendet wird#

Eine Antwort, die nicht gesendet werden konnte, zeigt Nicht gesendet in Rot und darunter den Grund (siehe Fehlerbehebung). Klicken Sie auf Erneut versuchen, um sie als neue Nachricht noch einmal zu senden, oder auf Ausblenden, um eine Antwort zu entfernen, die schon vor dem Einreihen abgelehnt wurde. Gibt es kein Erneut versuchen, etwa unter einer Datei, die die Nummer nicht senden konnte, hängen Sie die Datei erneut an.

Gespeicherte Antworten#

Speichern Sie Antworten, die Ihr Team oft gibt, etwa Öffnungszeiten, Lieferzeiten oder wie Rücksendungen funktionieren, und fügen Sie sie mit wenigen Tastendrücken ins Antwortfeld ein. Alle, die den Posteingang öffnen können, teilen dieselbe Liste.

/ im Antwortfeld: darüber die Liste der gespeicherten Antworten mit Grußkarte, Lieferzeiten, Öffnungszeiten und Rückgabe, in deren Texten schon Anna steht, weiter oben noch Annas Frage, und die Schaltfläche ⚡ Gespeicherte Antworten umrandet

/ eingeben: Geben Sie am Anfang des Antwortfelds / und einen Teil des Namens einer gespeicherten Antwort ein: /gr findet „Grußkarte“. Wählen Sie mit ↑ und ↓ und drücken Sie Enter, oder klicken Sie auf eine. Esc schließt die Liste und behält, was Sie geschrieben haben. Passt kein Name, schließt sich die Liste, und Enter sendet Ihren Text wie gewohnt.
Oder ⚡ Gespeicherte Antworten: Klicken Sie auf die Schaltfläche neben der Büroklammer, suchen Sie (in Namen und Nachrichten) und klicken Sie auf eine. Sie landet an der Cursorposition, sodass Sie sie an bereits Geschriebenes anfügen können.
Die gespeicherte Antwort landet im Antwortfeld, nicht direkt beim Kunden: Ändern Sie sie bei Bedarf und klicken Sie dann auf Senden.
Der Name des Kontakts wird von selbst eingesetzt, wo eine gespeicherte Antwort ihn enthält (siehe unten): „Hallo Anna!“. Ein Unternehmen bekommt seinen ganzen Namen. In einer Gruppe oder in einem Chat, der nur unter seiner Nummer bekannt ist, fällt der Name weg: Aus „Klar, Anna!“ wird „Klar!“.

Gespeicherte Antworten hinzufügen, ändern oder löschen#

Klicken Sie unten in der Liste auf Gespeicherte Antworten verwalten.

Der Dialog Gespeicherte Antworten: Grußkarte zum Bearbeiten geöffnet, mit Name und Nachricht, darunter Lieferzeiten, Öffnungszeiten und Rückgabe mit Bearbeiten und Löschen, und unten Gespeicherte Antwort hinzufügen

Gespeicherte Antwort hinzufügen: Geben Sie unter Name einen Namen mit bis zu 60 Zeichen ein (danach sucht /) und unter Nachricht den Text mit bis zu 5.000 Zeichen, und klicken Sie dann auf Speichern. Zwei gespeicherte Antworten können nicht denselben Namen haben.
Der Name des Kontakts: Klicken Sie unter Nachricht auf + Vorname oder + Vollständiger Name, um den Namen an der Cursorposition einzufügen. Beim Schreiben erscheint er als {first_name} oder {name}, in der Liste als Markierung Vorname oder Vollständiger Name.
Bearbeiten ändert eine; Löschen entfernt sie, nachdem Sie bestätigt haben.
Ein Arbeitsbereich kann bis zu 200 gespeicherte Antworten haben. Inhaber und Bearbeiter können sie ändern, und das ganze Team sieht die Änderungen.

Unterhaltung finden#

Die Liste zeigt jede Unterhaltung mit mindestens einer Nachricht, die neueste zuerst, 30 auf einmal. Mit Neuere und Ältere unten blättern Sie zwischen den Seiten, neben einer Zeile wie „1–30 von 112“.

Jede Zeile zeigt den Namen des Kontakts (oder die Nummer), die Uhrzeit der letzten Nachricht und ihren Text. Sie: davor bedeutet, dass Ihre Seite sie gesendet hat – aus dem Posteingang, vom Telefon, aus einer Kampagne oder über die API. Bei mehr als einer Posteingangsnummer sagt über unter der Zeile, auf welcher Ihrer Nummern der Chat läuft.

Suche: Schreiben Sie in Name, Nummer oder Nachricht suchen. Eine Nummer findet Telefonnummern, egal wie geschrieben (+1 212 555, (212) 555-01). Text findet Namen und ab 4 Zeichen auch den Text von Nachrichten der letzten 30 Tage.
Nach Nummer filtern: Bei zwei oder mehr Posteingangsnummern wählen Sie eine im Menü unter dem Suchfeld oder Alle Nummern. Hinter einer gestoppten Nummer steht „(inaktiv)“.
Neue Nachrichten: Solange der Posteingang offen ist, rückt eine Unterhaltung mit neuen Nachrichten in der Liste nach oben und zeigt in einem grünen Kreis, wie viele es sind, bis Sie sie öffnen. Diese Markierungen gibt es nur in Ihrem Browser-Tab: Ihre Teamkollegen sehen sie nicht, und ein Neuladen der Seite löscht sie.
Die Adresse der Seite merkt sich die geöffnete Unterhaltung, die Suche, die Nummer und die Seite, sodass ein Neuladen oder ein Lesezeichen Sie zur selben Ansicht zurückbringt.
Auf dem Telefon zeigt der Posteingang entweder die Liste oder die geöffnete Unterhaltung. Tippen Sie auf ←, um zur Liste zurückzukehren.

Unterhaltung lesen#

Eine Unterhaltung öffnet sich mit ihren 50 neuesten Nachrichten. Klicken Sie oben auf Ältere Nachrichten laden, um frühere zu sehen. Unter dem Namen des Kontakts sehen Sie seine Nummer und die Posteingangsnummer, auf der der Chat läuft, z. B. „493023125020 · über 493023125002“.

Fotos und Sticker erscheinen im Chat. Klicken Sie auf ein Foto, um es in voller Größe in einem neuen Tab zu öffnen.
Videos, Sprachnachrichten, Audio und Dokumente erscheinen als Link, z. B. „Dokument: preisliste-q4-2026.pdf“ oder Sprachnachricht. Klicken Sie darauf, um die Datei in einem neuen Tab zu öffnen oder abzuspielen (Dateien über 15 MB erscheinen ohne Link).
Andere WhatsApp-Nachrichten erscheinen als Bezeichnung, z. B. Standort, Kontakt, Umfrage, Anruf oder Diese Nachricht wurde gelöscht. Weitergeleitete Nachrichten sind mit Weitergeleitet markiert.
Der Posteingang aktualisiert sich von selbst, solange er offen ist: Neue Nachrichten erscheinen ohne Neuladen in der Liste und im geöffneten Chat.

Gruppenchats#

Eine Gruppe zeigt Gruppe unter ihrem Namen. Über den Nachrichten von Mitgliedern steht der Name oder die Nummer des Mitglieds, die Nachrichten Ihrer Seite stehen rechts.

Eine Gruppenunterhaltung: Gruppe und die Posteingangsnummer unter dem Namen der Gruppe, die Namen zweier Mitglieder über ihren Nachrichten und die eigenen Nachrichten des Shops rechts mit zwei Haken

Eine Antwort in einer Gruppe geht an die ganze Gruppe, von der Nummer, auf der die Gruppe läuft. Hat WhatsApp den Namen der Gruppe noch nicht übermittelt, wird die Antwort mit „Der Name dieser Gruppe ist noch nicht bekannt, daher können hier keine Antworten gesendet werden. Antworten Sie von Ihrem Telefon.“ abgelehnt.

Verborgene Nummern#

WhatsApp verbirgt manchmal die Telefonnummer einer Person und gibt dem Chat nur eine private ID. So ein Chat zeigt den Namen der Person oder „Private number“ ohne Nummer, und im Antwortfeld steht „WhatsApp verbirgt diese Nummer – antworten Sie von Ihrem Telefon“. Antworten Sie ihr vom Telefon aus.

Chats einer früheren Nummer#

Wird eine Nummer mit einem anderen Telefon neu verbunden, bleiben ihre alten Chats als Verlauf erhalten. Die Liste zeigt darunter „Frühere Nummer“ und die alte Nummer, der Chat sagt „Verlauf von …, die diese Posteingangsnummer früher verwendet hat – Antworten sind dafür deaktiviert.“, und im Antwortfeld steht „Antworten sind für eine frühere Nummer deaktiviert“. Chats auf dem neuen Telefon erscheinen als neue Unterhaltungen, auch mit denselben Personen.

Telegram-Chats#

Ein Telegram-Konto, das unter Posteingangsnummern hinzugefügt wurde, belegt wie eine WhatsApp-Nummer eine der Posteingangsnummern Ihres Unibox-Add-ons.

Seine privaten Chats erscheinen im Posteingang: Nachrichten, die es empfängt, und Nachrichten, die vom Telefon oder von WbizTool gesendet werden. Chats aus Telegram tragen ein Telegram-Zeichen.
Dateien bis 16 MB werden in den Posteingang kopiert.
Antworten gehen vom Telegram-Konto aus, auch an Personen, die ihre Nummer verbergen.
Gruppen, Kanäle, Gespeicherte Nachrichten und der eigene Service-Chat von Telegram (der mit den Anmeldecodes) werden nie angezeigt.

Wie Nachrichten in den Posteingang gelangen#

WbizTool liest die Chats jeder Posteingangsnummer etwa einmal pro Minute aus ihrer WhatsApp-Web-Sitzung und kopiert neue Nachrichten in den Posteingang. Eine neue Nachricht erscheint meist innerhalb von ein bis zwei Minuten.

Beide Richtungen: Nachrichten, die Ihnen geschickt werden, und Nachrichten, die auf beliebigem Weg von dieser Nummer gesendet werden: vom Telefon, aus Kampagnen, über die API oder aus dem Posteingang. Auch ein Kunde, der nur Ihre Bestell-Updates bekommen hat, erscheint als Unterhaltung.
Pausen: Die Prüfungen ruhen, während die Nummer Nachrichten sendet (z. B. eine Kampagne), während sie getrennt ist und während sie unter Posteingangsnummern gestoppt ist, und holen danach auf. Eine Prüfung liest bis zu 500 neue Nachrichten, die ältesten zuerst; nach einer langen Pause braucht ein großer Rückstand also ein paar Prüfungen. Nach einem Stopp von mehr als einer Stunde holt Starten Nachrichten bis zu 30 Tage zurück nach, ohne sie an den Webhook der Nummer zu senden.
Dateien: Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Audio, Dokumente und Sticker werden in einen privaten Speicher kopiert. Der Posteingang öffnet sie über Links, die mindestens 30 Minuten funktionieren. Dateien über 15 MB werden nicht kopiert: Sie erscheinen als Bezeichnung ohne Link, öffnen Sie sie also auf dem Telefon.
Nicht kopiert: WhatsApp-Status, Gruppenhinweise (z. B. beitretende Mitglieder) und Systemhinweise.
90 Tage aufbewahrt: Nachrichten werden 90 Tage nach dem Senden oder Empfangen endgültig gelöscht, und ihre Dateien lassen sich danach nicht mehr aus dem Posteingang öffnen.

Posteingangsnummern zeigt den Zustand jeder Nummer und wann sie zuletzt geprüft wurde: Synchronisiert, wenn alles in Ordnung ist, Länger nicht geprüft nach 15 Minuten ohne Prüfung, Nummer getrennt, Gestoppt oder Ausstehend. Siehe Webhooks für eingehende Nachrichten.

Wenn eine Nummer getrennt wird oder das Add-on endet#

Was passiert	Was es für den Posteingang bedeutet
Die Nummer wird von WhatsApp getrennt	Nichts Neues kommt an. Antworten werden trotzdem eingereiht: Nach dem Senden zeigt der Chat „… ist getrennt – Antworten gehen raus, sobald sie wieder verbunden ist (sie warten bis zu 24 Stunden).“ Verbinden Sie sie unter WhatsApp-Nummern neu.
Eine Nummer wird unter Posteingangsnummern gestoppt oder aus dem Posteingang entfernt	Ihre Chats werden nicht mehr synchronisiert; ihre Unterhaltungen bleiben im Posteingang. Starten holt die Nachrichten aus der Zeit nach, in der sie gestoppt war, bis zu 30 Tage zurück und ohne sie an ihren Webhook zu senden; eine entfernte und wieder hinzugefügte Nummer synchronisiert erst ab dann.
Die Menge des Unibox-Add-ons sinkt unter die Zahl der genutzten Nummern	Innerhalb von etwa einer Stunde werden die neuesten überzähligen Nummern gestoppt.
Das Unibox-Add-on endet	Der Posteingang zeigt sofort Unibox-Add-on erforderlich und Add-ons ansehen statt Ihrer Unterhaltungen, und innerhalb von etwa einer Stunde wird jede Posteingangsnummer gestoppt. Inhaber und Bearbeiter werden benachrichtigt (Nummern- & Versandprobleme). Die Unterhaltungen bleiben erhalten, bis jede Nachricht 90 Tage alt ist, und erscheinen wieder, sobald das Add-on wieder aktiv ist: Buchen Sie das Add-on erneut und klicken Sie dann unter Posteingangsnummern bei jeder Nummer auf Starten.

Fehlerbehebung#

Meldung oder Problem	Was zu tun ist
Unibox-Add-on erforderlich statt Ihrer Unterhaltungen	Der Arbeitsbereich hat kein aktives Unibox-Add-on. Ein Inhaber klickt auf Add-ons ansehen und fügt unter Abrechnung & Pläne eine Unibox-Nummer hinzu, dann starten Sie die Nummern unter Posteingangsnummern.
„Only the owner or an editor can do this“	Sie sind in diesem Arbeitsbereich Analyst. Bitten Sie einen Inhaber, Sie zum Bearbeiter zu machen, siehe Rollen und Berechtigungen.
„Noch keine Posteingangsnummer eingerichtet. Fügen Sie eine hinzu, um hier Chats zu empfangen.“	Fügen Sie eine Nummer hinzu, siehe Bevor Sie beginnen.
„Ihre Posteingangsnummern sind inaktiv, daher werden keine Chats synchronisiert. Prüfen Sie sie.“	Klicken Sie auf Prüfen Sie sie und dann unter Posteingangsnummern bei Ihren Nummern auf Starten.
„Noch keine Unterhaltungen – sie erscheinen hier, sobald Nachrichten eintreffen.“	Seit die Nummer hinzugefügt wurde, wurde nichts synchronisiert, und frühere Chats werden nicht importiert. Schicken Sie der Nummer von einem anderen Telefon eine Nachricht und warten Sie ein bis zwei Minuten.
Neue Nachrichten erscheinen nicht	Sehen Sie sich die Nummer unter Posteingangsnummern an: Verbinden Sie sie neu, wenn sie Nummer getrennt zeigt, klicken Sie auf Starten, wenn sie Gestoppt ist. Länger nicht geprüft bedeutet meist, dass die Nummer gerade sendet; hält das an, kontaktieren Sie den Support.
„Keine Unterhaltungen passen zu „…“.“	Suchen Sie nach einem Teil des Namens oder den letzten Ziffern der Nummer. Nachrichtentext wird erst ab 4 Zeichen durchsucht, und nur in den letzten 30 Tagen.
„Ihre Nachrichten sind aufgebraucht, daher wurde die Antwort nicht gesendet. Upgraden Sie Ihren Plan auf der Abrechnungsseite oder warten Sie, bis er sich erneuert.“	Die Nachrichten der kostenlosen Testphase sind aufgebraucht (kostenpflichtige Pläne sind unbegrenzt). Siehe Pläne und Abrechnung.
„Der Name dieser Gruppe ist noch nicht bekannt, daher können hier keine Antworten gesendet werden. Antworten Sie von Ihrem Telefon.“	Antworten Sie vom Telefon aus oder senden Sie mit der API An Gruppe senden über ihren Namen an die Gruppe.
„… ist größer als 64 MB.“ oder `File exceeds WhatsApp size limit (16MB max)`	Dateien dürfen bis zu 64 MB groß sein, Fotos bis zu 16 MB. Verkleinern Sie die Datei.
„Die Datei konnte nicht hochgeladen werden.“ oder „Senden fehlgeschlagen – prüfen Sie Ihre Verbindung.“	Prüfen Sie Ihre Internetverbindung und klicken Sie auf Erneut versuchen.
`Expired` unter einer Antwort	Sie wurde nicht innerhalb von 24 Stunden gesendet, etwa weil die Nummer getrennt war oder die Sendezeiten sie zurückgehalten haben. Verbinden Sie die Nummer neu und klicken Sie auf Erneut versuchen (eine Datei hängen Sie erneut an).
An den Namen einer angekommenen Datei ist `.pdf` angehängt	Ihren Typ nimmt WhatsApp von WbizTool nicht als Datei an. Senden Sie einen der Typen aus Datei senden.
Ein aus dem Posteingang kopierter Foto- oder Dateilink funktioniert nicht mehr	Links funktionieren 30 Minuten oder länger. Öffnen Sie die Unterhaltung erneut, um einen neuen zu bekommen. Nach 90 Tagen wird die Nachricht gelöscht, und ihre Datei lässt sich nicht mehr öffnen.
Entfernen ist unter WhatsApp-Nummern ausgegraut („Im Unibox-Posteingang – entfernen Sie sie zuerst unter Posteingangsnummern“)	Entfernen Sie die Nummer zuerst unter Posteingangsnummern.
„Aktualisierung fehlgeschlagen.“ über der Liste	Die Liste konnte nicht aktualisiert werden. Klicken Sie auf Erneut versuchen oder laden Sie die Seite neu.