Produktanleitungen
Arbeitsbereich-Einstellungen, Teammitglieder und Rollen
Alles in Wbiztool gehört zu einem Arbeitsbereich (in manchen Teilen des Dashboards „Space“ genannt, in der englischen Oberfläche zum Beispiel in der Liste Spaces und bei Space Preferences in den Einstellungen). Ihre WhatsApp-Nummern, Kontakte, Kampagnen, API-Schlüssel, Ihr Plan und Ihre Nachrichten gehören alle zu einem Arbeitsbereich, und Sie können Teammitglieder einladen, darin mit Ihnen zu arbeiten.
Diese Anleitung behandelt die Seite Einstellungen und den Wechsel zwischen Arbeitsbereichen. Wer was tun darf, sehen Sie unter Rollen und Berechtigungen.
Arbeitsbereiche#
Bei der Registrierung erstellt Wbiztool einen Arbeitsbereich für Sie, benannt nach Ihrem Vornamen (zum Beispiel „Aman's Space“) oder „My Space“. Sie sind sein Ersteller und Administrator.
Weitere Arbeitsbereiche können Sie nicht selbst erstellen. Anderen Arbeitsbereichen treten Sie bei, wenn deren Administrator Sie einlädt.
Arbeitsbereich wechseln#
Arbeitsbereich-Menü öffnen
Klicken Sie oben im Dashboard auf den Namen des Arbeitsbereichs. Er zeigt den aktuellen Arbeitsbereich und Ihre Rolle darin.
Arbeitsbereich auswählen
Die Liste Arbeitsbereiche zeigt jeden Arbeitsbereich, dem Sie beigetreten sind, mit Ihrer jeweiligen Rolle. Der aktuelle ist mit Ausgewählt markiert. Klicken Sie auf einen anderen Arbeitsbereich, um zu ihm zu wechseln.
Nach dem Wechsel gelangen Sie zum Dashboard dieses Arbeitsbereichs. Alles, was Sie ab dann sehen und tun, einschließlich neu erstellter API-Schlüssel, gehört zum ausgewählten Arbeitsbereich.
Die Seite Einstellungen#
Öffnen Sie Einstellungen über die Seitenleiste. Nur Administratoren sehen den Link: Bearbeiter und Analysten können /settings/ direkt aufrufen, um ihr eigenes Profil, ihre Sicherheit und ihre Benachrichtigungen zu ändern. Die Seite hat zwei Gruppen von Tabs:
| Gruppe | Tab | Wofür |
|---|---|---|
| Benutzereinstellungen | Profil | Ihr Name, Ihre WhatsApp-Nummer und E-Mail-Adresse. Gilt für Sie in jedem Arbeitsbereich. |
| Sicherheit | Passwort ändern. | |
| Benachrichtigungen | Welche Benachrichtigungen Sie für diesen Arbeitsbereich erhalten. | |
| Arbeitsbereich-Einstellungen | Organisation | Logo, Name, Unternehmen und Website des Arbeitsbereichs. |
| Abrechnung | Geschäftsdaten für Ihre Rechnungen. | |
| Zahlungsverlauf | Frühere Zahlungen und Rechnungs-Downloads. | |
| Team | Mitglieder, Einladungen und Rollen. | |
| API-Schlüssel | Siehe die Anleitung zu API-Schlüsseln. | |
| Labels | Noch nicht verfügbar: Der Tab zeigt Labels-Feature kommt bald. |
Sie können direkt auf einen Tab verlinken, zum Beispiel /settings/#team oder /settings/#notifications.
Profil#
Der Tab Profil enthält Ihre Persönliche Informationen:
- Vorname und Nachname (beide Pflichtfelder).
- WhatsApp-Telefonnummer: Ihre eigene Nummer mit Ländervorwahl. Verwenden Sie nur Ziffern, Leerzeichen und
+ ( ) -, 4 bis 25 Zeichen, sonst sehen Sie „Invalid phone number“ (ungültige Telefonnummer). Wbiztool sendet WhatsApp-Benachrichtigungen an diese Nummer (siehe Benachrichtigungen). Einmal gespeichert, kann sie geändert, aber nicht geleert werden. - E-Mail-Adresse: Ihre Anmelde-E-Mail. Sie kann hier nicht geändert werden.
Klicken Sie zum Speichern auf Änderungen speichern.
Der Schalter WhatsApp-Alarme (Benachrichtigen Sie mich über WhatsApp) ist eine ältere Einstellung und steuert nicht die aktuellen Benachrichtigungen bei Verbindungsabbrüchen. Verwenden Sie stattdessen den Tab Benachrichtigungen.
Sicherheit#
Füllen Sie auf dem Tab Sicherheit die Felder Aktuelles Passwort, Neues Passwort (mindestens 8 Zeichen) und Passwort bestätigen aus und klicken Sie dann auf Passwort ändern.
Wenn Sie sich mit Google registriert und nie ein Passwort festgelegt haben, haben Sie kein aktuelles Passwort, das Sie eingeben könnten. Legen Sie zuerst über Passwort vergessen eines fest. Der Link zum Zurücksetzen ist 1 Stunde gültig und funktioniert nur einmal.
Nach der Passwortänderung werden Sie abgemeldet und müssen sich mit dem neuen Passwort erneut anmelden.
Organisationsdaten#
Nur Administratoren können den Tab Organisation bearbeiten. Andere Mitglieder sehen die Daten schreibgeschützt.
- Logo: ein PNG- oder JPG-Bild, kleiner als 2 MB.
- Anzeigename: der Name des Arbeitsbereichs, der im Arbeitsbereich-Menü angezeigt wird (bis zu 30 Zeichen).
- Unternehmen und Unternehmenswebsite: optional.
Klicken Sie zum Speichern auf Änderungen speichern.
Rechnungsdaten#
Der Tab Abrechnung speichert die Geschäftsdaten für die Abrechnung: Rechtlicher Firmenname, Adresse, Stadt & PLZ/PIN-Code, Bundesland, Land und GST Number / VAT (GST-Nummer / USt-IdNr.). Nur Administratoren können sie speichern.
Hat Ihr Arbeitsbereich bereits über den Wbiztool-Checkout bezahlt, werden die aktualisierten Daten auch an Paddle, den Zahlungsanbieter von Wbiztool, übermittelt.
Um Ihren Plan zu ändern, gehen Sie zu Abrechnung & Pläne. Siehe Pläne und Abrechnung.
Zahlungsverlauf und Rechnungen#
Der Tab Zahlungsverlauf listet die 20 neuesten Zahlungen Ihres Arbeitsbereichs über den Paddle-Checkout auf, die neuesten zuerst:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Datum | Wann die Zahlung abgerechnet wurde. |
| Transaktions-ID | Die Referenz von Paddle für die Zahlung. Geben Sie sie an, wenn Sie den Support kontaktieren. |
| Beschreibung | Der bezahlte Plan oder das bezahlte Add-on. |
| Betrag | Der berechnete Gesamtbetrag in der Zahlungswährung. |
| Status | Bezahlt, Ausstehend, Fehlgeschlagen oder Rückerstattet. Andere Paddle-Status wie canceled oder ready erscheinen als Rohwert. |
| Rechnung | Herunterladen öffnet das Rechnungs-PDF in einem neuen Tab, sofern Paddle eine Rechnung ausgestellt hat. |
Hat der Arbeitsbereich noch nie über den Checkout bezahlt, meldet ein Pop-up „No payment history available yet.“ (noch kein Zahlungsverlauf vorhanden), und die Tabelle zeigt Keine Transaktionen gefunden. AppSumo-Käufe werden hier nicht aufgeführt: Diese finden Sie in Ihrem AppSumo-Konto.
Team#
Der Tab Team listet alle Personen im Arbeitsbereich mit ihrer Rolle und ihrem Beitrittsdatum auf. Bei Personen, die noch nicht angenommen haben, steht als Beitrittsdatum Invited (Eingeladen). Die Person, die den Arbeitsbereich erstellt hat, hat als Rolle Ersteller.
Teammitglied einladen#
Nur Administratoren können Personen einladen.
Tab Team öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen → Team und klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
E-Mail-Adresse und Rolle eingeben
Geben Sie die E-Mail der Person ein und wählen Sie eine Rolle: Administrator, Bearbeiter oder Analyst. Standardmäßig ist Bearbeiter ausgewählt.
Einladung senden
Klicken Sie auf Senden. Wbiztool sendet der Person eine Einladung mit einem Beitrittslink per E-Mail, und sie erscheint in der Liste als Invited.
Die Anzahl der Mitglieder hängt von Ihrem Plan und gegebenenfalls zusätzlichen Teammitglieder-Add-ons ab. Alle zählen zum Limit, auch Sie selbst und Personen, die noch nicht angenommen haben. Ist das Limit erreicht, sehen Sie „Cant add more than … users“ (es können nicht mehr als … Benutzer hinzugefügt werden). Prüfen Sie Ihre Nutzung unter Abrechnung & Pläne.
Um eine Einladung zurückzuziehen, klicken Sie in der Zeile der Person auf Einladung abbrechen und dann auf Ja, abbrechen.
Einladung annehmen#
Mit der eingeladenen E-Mail-Adresse anmelden
Melden Sie sich bei Wbiztool mit der E-Mail-Adresse an, an die die Einladung gesendet wurde. Hatten Sie noch kein Konto, wurde für diese Adresse eines erstellt: Legen Sie über Passwort vergessen ein Passwort fest. Der Link zum Zurücksetzen ist 1 Stunde gültig und funktioniert nur einmal.
Einladungslink öffnen
Klicken Sie auf den Link in der E-Mail „Wbiztool - You have been invited to new space!“. Sie sehen „Invitation accepted!“ (Einladung angenommen), und Wbiztool wechselt zum neuen Arbeitsbereich.
Sehen Sie „Invalid invitation!“ (ungültige Einladung), sind Sie mit einer anderen E-Mail-Adresse angemeldet oder die Einladung wurde zurückgezogen.
Rollen und Berechtigungen#
Das Dashboard nennt die höchste Rolle beim Einladen Administrator und im Arbeitsbereich-Menü sowie in der Spalte Rolle der Teamliste Owner (Inhaber); der Ersteller wird als Ersteller angezeigt. Es handelt sich um dieselbe Rolle.
| Aktion | Administrator (Owner) | Bearbeiter | Analyst |
|---|---|---|---|
| Einstellungen in der Seitenleiste sehen | Ja | Nein | Nein |
| Mitglieder einladen, bearbeiten und entfernen | Ja | Nein | Nein |
| Daten unter Organisation und Abrechnung bearbeiten | Ja | Nein | Nein |
| API-Schlüssel erstellen und löschen | Ja | Nein | Nein |
| Abrechnung & Pläne öffnen, Pläne und Add-ons kaufen oder kündigen | Ja | Nein | Nein |
| Zahlungsverlauf sehen und Rechnungen herunterladen | Ja | Nein | Nein |
| Das Google-Konto in Google Sheets trennen | Ja | Nein | Nein |
| Google Sheets öffnen und Trigger verwalten | Ja | Ja | Nein |
| Unibox-Posteingang, Tickets, Kontakte und Webhook-Listener nutzen | Ja | Ja | Nein |
| Nummernverifizierungen und Gruppenmitglieder-Exporte hochladen, herunterladen und löschen | Ja | Ja | Nein |
| Ausstehende Nachrichten unter Berichte stornieren | Ja | Ja | Nein |
| WhatsApp-Nummern löschen oder trennen | Ja | Ja | Nein |
Wer kein Administrator ist und Abrechnung & Pläne öffnet, wird zum Dashboard zurückgeleitet.
Rolle eines Mitglieds ändern#
Das können nur Administratoren. Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf Aktionen → Bearbeiten, wählen Sie die neue Rolle und klicken Sie auf Senden. Die Rolle des Erstellers kann nicht geändert werden.
Mitglied entfernen#
Das können nur Administratoren. Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf Aktionen → Löschen und dann auf Ja, löschen. Die Person verliert sofort den Zugriff auf den Arbeitsbereich. Was sie erstellt hat, etwa Kampagnen und Nachrichten, bleibt im Arbeitsbereich.
Der Ersteller kann nicht entfernt werden.
Arbeitsbereich verlassen#
Klicken Sie unter Team in Ihrer eigenen Zeile auf Verlassen und dann auf Ja, verlassen.
- Der Ersteller kann den von ihm erstellten Arbeitsbereich nicht verlassen.
- Die Schaltfläche Verlassen wird derzeit nur Administratoren angezeigt. Wenn Sie Bearbeiter oder Analyst sind und den Arbeitsbereich verlassen möchten, bitten Sie einen Administrator, Sie zu entfernen.
Benachrichtigungen#
Der Tab Benachrichtigungen legt fest, welche Benachrichtigungen Sie für den aktuellen Arbeitsbereich erhalten. Jedes Mitglied hat eigene Einstellungen, und die Einstellungen gelten für jeden Arbeitsbereich, dem Sie angehören, separat.
Der Tab hat diese Abschnitte:
- Schnelleinstellungen: Alle Benachrichtigungen aktivieren schaltet alle Schalter darunter auf einmal ein oder aus. Diese Einstellung wird nicht für sich gespeichert: Speichern Sie die Abschnitte darunter.
- WhatsApp-Benachrichtigungen: WhatsApp-Client-Verbindungsabbruch-Alarm, Kontoaktivitäts-Benachrichtigungen, Rechnungs-Benachrichtigungen.
- E-Mail-Benachrichtigungen: WhatsApp-Client-Verbindungsabbruch-Alarm, Kontoaktivitäts-E-Mails, Rechnungs-Benachrichtigungen.
- Alarmschwellen: Niedrige Guthaben-Alarme aktivieren, Niedrige Guthaben-Alarmschwelle (1 bis 10.000, Standard 100) und WhatsApp-Verbindungsabbruch-Alarm (Stunden) (1 bis 144, Standard 12).
Wenn Sie etwas ändern, erscheint für diesen Abschnitt eine Speichern-Schaltfläche (WhatsApp-Einstellungen speichern, E-Mail-Einstellungen speichern, Alarm-Einstellungen speichern oder Alle Benachrichtigungseinstellungen speichern). Änderungen werden erst übernommen, wenn Sie darauf klicken.
Benachrichtigungen bei WhatsApp-Verbindungsabbruch#
Wenn eine verbundene WhatsApp-Nummer im Arbeitsbereich abgemeldet wird, benachrichtigt Wbiztool jedes Mitglied, das seine Einladung angenommen hat:
- Per E-Mail mit dem Betreff „WbizTool Alert - WhatsApp Disconnected!“, wenn der E-Mail-Schalter eingeschaltet und Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist.
- Per WhatsApp von der eigenen Nummer von Wbiztool, wenn der WhatsApp-Schalter eingeschaltet ist. Die Nachricht geht an die WhatsApp-Telefonnummer in Ihrem Profil oder, falls Ihr Profil keine Nummer enthält, an die getrennte Nummer selbst.
Solange die Nummer getrennt bleibt, folgen Erinnerungen: höchstens 5 Benachrichtigungen pro Verbindungsabbruch, mit mindestens 24 Stunden Abstand. Über eine Nummer, die Sie selbst getrennt oder gelöscht haben, werden Sie nicht benachrichtigt. Die Benachrichtigungen enden, sobald die Nummer wieder verbunden ist.
Weitere E-Mails von Wbiztool#
Diese werden nicht über den Tab Benachrichtigungen gesteuert:
| Empfänger | Wann | |
|---|---|---|
| Wbiztool - You have been invited to new space! | Die eingeladene Person | Ein Administrator lädt sie ein. |
| WbizTool Alert - WhatsApp Connected Successfully! | Der Ersteller des Arbeitsbereichs | Eine WhatsApp-Nummer wird zum ersten Mal verbunden. Die E-Mail enthält Ihre API-Client-ID und, falls der Arbeitsbereich einen hat, einen API-Schlüssel. |
| WbizTool - Subscription Activated | Der Ersteller des Arbeitsbereichs | Ein neuer Plan oder ein Add-on wird über den Checkout gekauft. |
| Your Wbiztool Subscription Has Not Enough Credits | Der Ersteller des Arbeitsbereichs | Die API oder ein Google-Sheets-Trigger kann nicht senden, weil keine Nachrichten mehr übrig sind. Höchstens einmal alle 3 Tage. Zusätzlich wird eine WhatsApp-Nachricht an die Profilnummer des Erstellers gesendet. |
| Reset Password - Wbiztool | Sie | Sie fordern das Zurücksetzen Ihres Passworts an. |
E-Mails an den Ersteller des Arbeitsbereichs werden nur gesendet, wenn seine E-Mail-Adresse bestätigt ist.
Fehlerbehebung#
| Problem | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Kein Link Einstellungen in der Seitenleiste | Nur Administratoren sehen ihn. Um Ihr Profil, Ihr Passwort oder Ihre Benachrichtigungen zu bearbeiten, rufen Sie /settings/ direkt auf. |
| Organisation, Abrechnung oder Team lassen sich nicht bearbeiten | Sie sind in diesem Arbeitsbereich kein Administrator. |
| „Cant add more than … users“ | Der Arbeitsbereich hat sein Limit für Teammitglieder erreicht. Ausstehende Einladungen zählen mit: Ziehen Sie nicht benötigte zurück oder buchen Sie Teammitglieder-Add-ons unter Abrechnung & Pläne. |
| „User already added in this space“ (Benutzer bereits in diesem Space) | Diese E-Mail-Adresse ist bereits Mitglied oder hat eine ausstehende Einladung. Hat der Arbeitsbereich zugleich sein Mitgliederlimit erreicht, sehen Sie stattdessen die Limit-Meldung. |
| Die eingeladene Person hat keine E-Mail erhalten | Prüfen Sie ihren Spam-Ordner. Um die Einladung erneut zu senden, klicken Sie auf Einladung abbrechen und laden Sie die Person erneut ein. |
| „Invalid invitation!“ | Melden Sie sich mit genau der E-Mail-Adresse an, die eingeladen wurde. |
| Der Arbeitsbereich der Einladung fehlt unter Arbeitsbereiche | Die Einladung wurde noch nicht angenommen. Öffnen Sie den Link aus der Einladungs-E-Mail. |
| „Invalid phone number“ beim Speichern Ihres Profils | Verwenden Sie in WhatsApp-Telefonnummer nur Ziffern, Leerzeichen und + ( ) -, 4 bis 25 Zeichen. |
| „Please Enter Correct Password.“ (Bitte geben Sie das richtige Passwort ein) | Das Aktuelles Passwort ist falsch. Verwenden Sie Passwort vergessen, wenn Sie es nicht kennen. |
| Keine Benachrichtigungen bei Verbindungsabbruch | Die Schalter für Verbindungsabbrüche sind für diesen Arbeitsbereich eingeschaltet, Ihre E-Mail-Adresse ist bestätigt, und Ihr Profil enthält Ihre WhatsApp-Nummer. |
| „No payment history available yet.“ | Der Arbeitsbereich hat noch nicht über den Checkout von Wbiztool bezahlt. |