מדריכי מוצר

תיבת הדואר הנכנס Unibox

הכלי Unibox מרכז את הצ'אטים של מספרי ה-WhatsApp המחוברים שלכם בתיבת דואר נכנס אחת במרכז הבקרה. הצוות שלכם יכול לקרוא שיחות, להשיב מהדפדפן ולהפוך צ'אט לפניית תמיכה, בלי להעביר את הטלפון מיד ליד.

לפני שמתחילים#

חבילת התוספת Unibox. ‏Unibox היא חבילת תוספת, ולא חלק מהתוכניות הבסיסיות. היא עולה 20$ לחודש או 200$ לשנה לכל מספר WhatsApp שאתם משתמשים בו ב-Unibox, וכל יחידה של חבילת התוספת מאפשרת להוסיף מספר אחד. רכשו אותה תחת Available Add-ons (חבילות תוספת זמינות) בדף Billing & Plans (חיובים ותוכניות) בתוך מרכז הבקרה. חבילות תוספת דורשות תוכנית בתשלום. ראו תוכניות וחיובים.
מאזין לכל מספר. מספר מסתנכרן לתיבת הדואר הנכנס רק אחרי שהוא נוסף כמאזין בדף Incoming Triggers (טריגרים נכנסים) והמאזין פעיל. ראו מאזיני Webhook.
מספר מחובר. המספר חייב להישאר מחובר בדף WhatsApp settings (הגדרות WhatsApp) כדי שהודעות חדשות יסתנכרנו ותשובות יישלחו.
עליכם להיות בעלים או עורכים בסביבת העבודה.

פתיחת תיבת הדואר הנכנס#

בסרגל הצד, פתחו את Unibox ולחצו על Inbox (תיבת דואר נכנס), או עברו אל Inbox.

אם משהו עדיין לא הוגדר, תיבת הדואר הנכנס מודיעה על כך כשהיא נפתחת:

חלון קופץ	משמעות	מה לעשות
Setup Required (נדרשת הגדרה)	לא נוספו מאזינים.	לחצו על Setup Unibox Listener (הגדרת מאזין Unibox) והוסיפו מאזין.
Listeners Inactive (המאזינים לא פעילים)	כל המאזינים כבויים.	לחצו על Go to Listeners (מעבר למאזינים) והפעילו אחד.
WhatsApp Disconnected (‏WhatsApp מנותק)	החיבור של מספר של אחד המאזינים ל-WhatsApp נותק.	לחצו על Go to WhatsApp Settings (מעבר להגדרות WhatsApp) וחברו אותו מחדש.

איך הודעות מגיעות לתיבת הדואר הנכנס#

כל כמה דקות (לכל היותר פעם ב-2 דקות לכל מספר), Wbiztool בודקת אם יש הודעות חדשות במספר ה-WhatsApp של כל מאזין פעיל ומעתיקה אותן ל-Unibox. שני הכיוונים נכללים: הודעות שאנשים שולחים אליכם, והודעות שנשלחו מאותו מספר, בין אם מהטלפון, מקמפיין, מה-API או מתיבת הדואר הנכנס.

סנכרון ראשון: כשמספר נוסף, מיובאות עד 500 ההודעות האחרונות שלו.
לאחר מכן: נשלפות רק הודעות חדשות יותר. הבדיקות מושהות בזמן שהמספר עסוק בשליחת הודעות ובזמן שהוא מנותק.
מדיה: תמונות, סרטונים, הודעות קוליות, קובצי אודיו ומסמכים מועתקים כדי שתוכלו לפתוח אותם בתיבת הדואר הנכנס. הקישורים לקובצי המדיה פגים אחרי 30 יום.
שמירת נתונים: הודעות בתיבת הדואר הנכנס נמחקות לצמיתות 90 יום אחרי שההודעה נשלחה או התקבלה, כך שהיסטוריית שיחות ישנה יותר נעלמת מ-Unibox.

קריאת שיחות#

העמודה השמאלית מציגה את השיחות, האחרונות קודם, עם תצוגה מקדימה של ההודעה האחרונה, השעה שלה ותג Group (קבוצה) או Business (עסק) כשרלוונטי. מוצגות עד 50 שיחות בכל פעם. כדי להגיע לשיחות ישנות יותר, השתמשו בחיפוש או במסנן החשבונות.

סינון לפי מספר: תפריט החשבונות למעלה מציג את All Accounts (כל החשבונות) ואת כל אחד מהמספרים ב-Unibox. מספרים שמסומנים (Offline - Click to Login) (לא מחובר - לחצו להתחברות) מנותקים; בחירה באחד מהם מציעה להעביר אתכם להגדרות WhatsApp. האפשרות ➕ Add Number to Unibox (הוספת מספר ל-Unibox) פותחת את דף המאזינים.
חיפוש: הקלידו לפחות 2 תווים בשדה Search or start new chat (חיפוש או התחלת צ'אט חדש) כדי למצוא התאמה לשם של איש קשר, למספר הטלפון או למזהה ה-WhatsApp שלו. עם 4 תווים או יותר, החיפוש כולל גם את הטקסט של הודעות מ-30 הימים האחרונים. נקו את החיפוש באמצעות ה-× שבתיבה.

לחצו על שיחה כדי לפתוח אותה. הצ'אט מציג את 50 ההודעות האחרונות שלו. תמונות וסרטונים נפתחים בגודל גדול יותר בלחיצה, ואודיו והודעות קוליות מתנגנים בתוך הצ'אט.

מענה להודעה#

פתחו את השיחה
לחצו על איש הקשר בעמודה השמאלית.
כתבו את התשובה
הקלידו בשדה Type a message... (הקלידו הודעה) (עד 5,000 תווים) והקישו Enter או לחצו על כפתור השליחה.
או שלחו קובץ
לחצו על סמל האטב ובחרו תמונה, סרטון, קובץ אודיו, PDF, מסמך Word או Excel. הקובץ נשלח מיד. תמונות נשלחות כתמונות, וקבצים אחרים כמסמכים. גם סרטונים וקובצי אודיו נשלחים כמסמכים, ולא כסרטון או כהודעה קולית שאפשר להפעיל. שלחו אודיו MP3 או M4A, וידאו MP4, ומסמכי PDF, ‏DOCX, ‏XLS או XLSX: אודיו OGG (כמו קובצי הודעות קוליות) מסומן Failed (נכשל) עם File type not supported, אבל ייתכן שהקובץ כבר נמסר, לכן בדקו את הצ'אט לפני שתשלחו אותו שוב. לשם של סוגים אחרים, כמו אודיו WAV, וידאו MOV וקובצי Word מסוג ‎.doc, מתווסף ‎.pdf.

התשובה שלכם מופיעה בצ'אט מיד ונשלחת מהמספר שהשיחה שייכת אליו, בדיוק כמו כל הודעה אחרת של Wbiztool:

היא נכנסת לתור, מופיעה בדוחות ונספרת במכסת ההודעות שלכם.
אם היא לא נשלחת תוך 24 שעות, למשל כי המספר מנותק, היא פגה.
הצ'אט מתעדכן כשההודעה שנשלחה מסתנכרנת בחזרה מ-WhatsApp.

עדכונים בזמן אמת#

כל עוד תיבת הדואר הנכנס פתוחה, היא מתעדכנת כשהודעות חדשות מסתנכרנות, בלי לטעון מחדש את הדף:

הודעות חדשות מופיעות בצ'אט הפתוח, והודעות נכנסות משמיעות צליל התראה.
רשימת השיחות מתעדכנת עם ההודעה האחרונה.

העדכונים מגיעים כשהסנכרון הבא של המספר מסתיים, ולכן ייתכן עיכוב של כמה דקות אחרי שהודעה נשלחת ב-WhatsApp.

יצירת פנייה משיחה#

הפכו שיחה לפנייה כדי שהצוות שלכם יוכל לעקוב אחריה עד לפתרון.

פתחו את השיחה
בחרו את איש הקשר שהפנייה עוסקת בו.
פתחו את לשונית הפניות
לחצו על סמל הפנייה בסרגל הצר שמימין. החלונית Support Tickets (פניות תמיכה) מציגה את הפניות של איש הקשר הזה שלא נסגרו.
הוסיפו פנייה
לחצו על Add (הוספה). בחלון Create New Ticket (יצירת פנייה חדשה), הזינו Title (כותרת, חובה) ואם תרצו גם Description (תיאור), ‏Priority (עדיפות: Low, ‏Medium, ‏High או Urgent; ברירת המחדל היא Medium), ‏Due Date (תאריך יעד) ו-Tags (תגיות) מופרדות בפסיקים.
שמרו
לחצו על Create Ticket (יצירת פנייה). הפנייה מקבלת מספר כמו TKT-0001. המספור מתחיל מ-TKT-0001 בכל סביבת עבודה.

את הסטטוס, השיוך וההערות של הפנייה מנהלים בדף Tickets (פניות). הכפתור View Details (צפייה בפרטים) בפנייה שבחלונית תיבת הדואר הנכנס עדיין לא פותח דבר.

פתרון בעיות#

הודעה או בעיה	מה לעשות
Unibox Add-on Required כשלוחצים על Add New Listener	לסביבת העבודה שלכם אין את חבילת התוספת Unibox. רכשו אותה תחת Available Add-ons בדף Billing & Plans בתוך מרכז הבקרה.
ההודעה `You have reached your unibox numbers limit` בהוספת מאזין	כל יחידה של חבילת התוספת מכסה מספר אחד. הגדילו את הכמות של חבילת התוספת Unibox בדף Billing & Plans, או מחקו מאזין שכבר לא צריך.
ההודעות של שיחה לא נטענות ותשובות לא נשלחות	חבילת התוספת Unibox לא פעילה, למשל אחרי שבוטלה. רכשו אותה שוב בדף Billing & Plans.
הדף מציג רק `{"status_code": 403, "message": "Access denied"}`	התפקיד שלכם הוא Analyst (אנליסט). בקשו מבעלי סביבת העבודה הרשאת עורך.
ההודעה No contacts found (לא נמצאו אנשי קשר)	עדיין לא הסתנכרנו הודעות. ודאו שהמאזין במצב Active (פעיל) ושהמספר שלו מחובר, והמתינו כמה דקות.
הודעות חדשות לא מופיעות	ייתכן שהמספר מנותק, או עסוק בשליחת קמפיין. ההודעות מסתנכרנות כשהוא מתפנה.
ההודעה `No contacts found for "…"`	שום דבר לא תואם את החיפוש. בדקו את האיות, או חפשו חלק ממספר הטלפון.
ההודעה `Search is taking too long`	השתמשו במילות חיפוש ספציפיות יותר.
התשובה נשארת לא מאושרת או מוצגת כנכשלה	ודאו שהמספר מחובר וחפשו את ההודעה בדוחות. אם בדוחות מופיע "Sending was interrupted and may have been delivered. Check WhatsApp before resending.", בדקו את הצ'אט ב-WhatsApp לפני שתשלחו אותה שוב.
תמונה או קובץ ישנים לא נפתחים	קישורי המדיה פגים 30 יום אחרי שההודעה סונכרנה.
ההודעה `Please select a contact first to create a ticket.`	פתחו שיחה לפני שתלחצו על Add.