תשובות אוטומטיות: מענה אוטומטי להודעות WhatsApp

תשובות אוטומטיות עונות בשבילכם להודעות WhatsApp, מהמספר שהלקוח כתב אליו. לקוח ששואל על מחירים באמצע הלילה מקבל את המחירון שלכם, ומי שכותב בפעם הראשונה מקבל הודעת קבלת פנים. אחר כך הצוות שלכם יכול להמשיך את השיחה בתיבת ההודעות Unibox.

מי יכול להשתמש בהן: בעלים ועורכים בסביבת עבודה עם תוסף Unibox. תשובות אוטומטיות עונות לצ׳אטים במספרים בתיבת ההודעות, ולכן המספר צריך להיות קודם בתיבת ההודעות. ראו לפני שמתחילים.

לחצו על תשובות אוטומטיות תחת תיבת הודעות בסרגל הצד, או עברו אל /unibox/auto-replies/.

שלושת הסוגים#

כל הודעה מקבלת לכל היותר תשובה אוטומטית אחת: כלל מילות המפתח הראשון שתואם, מלמעלה, אחרת הודעת קבלת הפנים, אחרת הודעת ההיעדרות. אם אותו איש קשר כבר קיבל אותה לאחרונה, ההתאמה הבאה עונה: מי ששואל על מחירים פעמיים באותו לילה מקבל את המחירון, ואחר כך את הודעת ההיעדרות. השתמשו ב-↑ וב-↓ כדי לשים את כללי מילות המפתח הספציפיים ביותר ראשונים.

הוספת תשובה אוטומטית#

1. לחצו על הוספת תשובה אוטומטית

   בחרו את הסוג: מילת מפתח, הודעת קבלת פנים או הודעת היעדרות.

2. תנו לה שם

   השם מיועד רק לצוות שלכם, למשל "מחירון".

3. בכלל מילות מפתח: הוסיפו את המילים

   בשדה מילים או ביטויים, הקלידו מילים או ביטויים מופרדים בפסיקים: מחיר, המחיר, כמה עולה. כל אחד מהם מספיק כדי לענות. אותיות גדולות וניקוד לא משנים, ומילה נספרת רק כמילה שלמה כפי שנכתבה: "מחיר" לא תואם ל-"המחיר" או ל-"במחיר", ולכן הוסיפו גם את הצורות עם ה׳, ב׳, ו׳ או ל׳ בתחילת המילה שהלקוחות שלכם כותבים. תחת מתי, בחרו ההודעה מכילה אחד מהם, או כל ההודעה היא אחד מהם להודעות קצרות כמו שעות או קטלוג.

4. כתבו את התשובה

   כתבו את ההודעה, עד 5,000 תווים, או עברו אל שימוש בתשובה שמורה ובחרו אחת מהתשובות השמורות שלכם. לחצו על + שם פרטי או + שם מלא כדי להוסיף את השם של איש הקשר: בזמן הכתיבה הוא מוצג כ-{first_name} או {name}, והוא מושמט כשאין לצ׳אט שם (רק מספר).

5. בחרו איפה ובאיזו תדירות

   כשיש יותר ממספר אחד בתיבת ההודעות, תחת עונה במספרים בוחרים כל המספרים בתיבת ההודעות או רק המספרים האלה. אותו איש קשר מקבל אותה לכל היותר פעם אחת בכל קובע כל כמה זמן איש קשר אחד יכול לקבל את התשובה האוטומטית הזו: משעה ועד 7 ימים (24 שעות בכלל מילות מפתח ו-12 שעות בהודעת היעדרות, אלא אם תשנו). הודעת קבלת פנים נשלחת לכל איש קשר פעם אחת.

6. שמירה

   לחצו על שמירה. התשובה האוטומטית פעילה מיד. השתמשו במתג שלה כדי לכבות ולהדליק אותה, בעריכה כדי לשנות אותה ובמחיקה כדי להסיר אותה.

שעות פעילות#

הודעת ההיעדרות עונה מחוץ לשעות הפעילות שלכם. הגדירו אותן בכרטיס שעות פעילות: השעות והימים שבהם אתם פתוחים, ואז שמירה. הן נקבעות לפי אזור הזמן של סביבת העבודה, שמוגדר בהגדרות סביבת העבודה. שעת סגירה שלפני שעת הפתיחה פירושה פתוח אחרי חצות, למשל 22:00 עד 06:00.

הכרטיס מציג פתוח עכשיו, או סגור עכשיו – הודעת ההיעדרות עונה. הסרת השעות מבקשת אישור קודם, כי הודעת ההיעדרות מפסיקה אז לענות. עד שמגדירים שעות פעילות, הודעת ההיעדרות לא עונה, והרשימה מציינת את זה.

בדיקת הודעה#

הקלידו בבדיקת הודעה מה שלקוח עשוי לכתוב ולחצו על בדיקה. תוצג התשובה האוטומטית שהייתה עונה לה עכשיו במספר שבחרתם, יחד עם הטקסט שלה, ושום דבר לא נשלח. כשצ׳אט חדש היה מקבל תשובה אחרת, למשל את הודעת קבלת הפנים, מוצגות שתיהן, ו-"תואמות גם, בהמשך הרשימה" מציין כללים נוספים שתואמים גם הם.

כשתשובה אוטומטית לא עונה#

תשובות אוטומטיות יוצאות ממספר ה-WhatsApp שלכם, ולכן הכללים האלה תמיד פעילים כדי להגן עליו:

• בלי קבוצות, ובלי מספרים שלכם שכותבים זה לזה.
• רק הודעות חדשות. הודעה שבת יותר מ-10 דקות כשהיא מגיעה לתיבת ההודעות לא מקבלת תשובה אוטומטית. כך הפעלה של כלל אף פעם לא עונה לצ׳אטים קודמים, ומספר שמשלים פער אחרי הפסקה לא עונה להודעות ישנות.
• הצוות שלכם קודם. אין תשובה אוטומטית במשך 30 דקות אחרי שמישהו מהצוות כתב בצ׳אט, מתיבת ההודעות או מהטלפון.
• אחת בכל פעם. איש קשר מקבל לכל היותר תשובה אוטומטית אחת בכל 5 דקות, כדי ששתי מערכות אוטומטיות לא יענו זו לזו בלי סוף.
• לכל היותר 30 בשעה ממספר אחד.
• לא באיחור. תשובה אוטומטית שלא נשלחת תוך 30 דקות, למשל כשהמספר מנותק, מבוטלת.

מתחת לרשימה, "תאמו אבל לא נשלחו ב-7 הימים האחרונים" סופר את התשובות האוטומטיות שהכללים האלה עצרו, למשל "מישהו מהצוות שלכם היה בצ׳אט (6)".

כמה מהר היא עונה#

תיבת ההודעות בודקת כל מספר בערך פעם בדקה, ולכן תשובה אוטומטית יוצאת בדרך כלל דקה–שתיים אחרי ההודעה. בזמן שהמספר שולח קמפיין זה יכול לקחת יותר: קמפיינים עם קצב משאירים לה רווחים. צ׳אטים מ-Telegram מקבלים תשובה בדרך כלל מהר יותר, כי ההודעות שלהם מגיעות מיד.

• תשובה אוטומטית נספרת כהודעה אחת, כמו תשובה מתיבת ההודעות. בתוכניות בתשלום אין הגבלה; בתוכנית החינמית, תשובה אוטומטית לא נשלחת כשההודעות שלכם נגמרות.
• שעות השליחה של סביבת העבודה לא מעכבות תשובות אוטומטיות, כך שהודעת ההיעדרות יוצאת גם בלילה.
• בתיבת ההודעות, תשובה אוטומטית מופיעה בצ׳אט עם ⚡ תשובה אוטומטית מעליה.

פתרון בעיות#

מדריכים קשורים#

• תיבת ההודעות Unibox והתשובות השמורות שלה
• Webhooks להודעות נכנסות למספרים בתיבת ההודעות
• הגדרות סביבת העבודה לאזור הזמן ולשעות השליחה