Paramètres de l'espace de travail, membres de l'équipe et rôles

Dans WbizTool, tout appartient à un espace de travail : vos numéros WhatsApp, contacts, campagnes, rappels, clés API, boutique Shopify, forfait et messages. Chaque espace de travail a son propre forfait et ses propres messages, et vous pouvez inviter des collègues à y travailler avec vous.

Ce guide présente les espaces de travail et la page Paramètres. Pour savoir qui peut faire quoi, consultez Rôles et autorisations.

Espaces de travail#

Lors de votre inscription, WbizTool crée votre premier espace de travail. Vous en êtes le créateur et un Propriétaire. Vous pouvez créer d'autres espaces de travail à vous, et rejoindre ceux d'autres personnes lorsqu'elles vous invitent.

Vous êtes le créateur d'un espace de travail si vous voyez la carte Supprimer l’espace de travail dans Paramètres → Espace de travail. Dans l'onglet Équipe, la ligne du créateur n'a pas de boutons Changer le rôle ni Retirer. Le créateur ne peut pas être changé : pour partager le contrôle total, nommez quelqu'un d'autre Propriétaire.

Passer à un autre espace de travail#

Le sélecteur d'espace de travail se trouve en haut du tableau de bord et affiche le nom de l'espace de travail actuel. Ouvrez-le et choisissez un autre espace de travail pour y basculer.

La liste affiche tous les espaces de travail que vous avez rejoints. Un espace de travail auquel vous avez été invité n'apparaît qu'après avoir accepté l'invitation. Si vous n'avez qu'un seul espace de travail et ne pouvez pas en créer d'autres, le haut du tableau de bord affiche simplement son nom.

Tout ce que vous voyez et faites après le changement, y compris les clés API que vous créez et les forfaits que vous achetez, appartient à l'espace de travail sélectionné. Pour voir votre rôle dans celui-ci, ouvrez Paramètres → Équipe.

Créer un espace de travail#

Utilisez un espace de travail distinct lorsque vous voulez des numéros WhatsApp, une équipe, des contacts et un forfait séparés, par exemple pour une deuxième boutique ou pour un client.

1. Ouvrez le sélecteur d'espace de travail

   En haut du tableau de bord, ouvrez le sélecteur d'espace de travail et choisissez + Créer un espace de travail.

2. Donnez-lui un nom

   Saisissez un Nom de l’espace de travail (30 caractères maximum) et cliquez sur Créer l’espace de travail. La fenêtre indique aussi combien d'espaces de travail vous avez créés, par exemple « Espaces de travail créés : 2 sur 5 ».

   

3. Choisissez un forfait

   WbizTool bascule vers le nouvel espace de travail et ouvre Facturation et forfaits. Choisissez-y un forfait pour que l'espace de travail puisse envoyer des messages.

Vous pourrez ajouter le nom de l'entreprise, le site web, le logo et les informations de facturation plus tard dans Paramètres → Espace de travail.

• Limite : vous pouvez avoir jusqu'à 5 espaces de travail créés par vous en même temps. Les espaces de travail auxquels vous avez été invité ne comptent pas, et en supprimer un libère sa place. Une fois 5 espaces créés, + Créer un espace de travail n'apparaît plus.
• Messages : les 50 messages de l'essai gratuit (sur n'importe quelle période de 30 jours) concernent uniquement le premier espace de travail que vous avez créé. Chaque autre espace de travail que vous créez démarre avec le Forfait gratuit sans messages. Vous pouvez le configurer (connecter un numéro, inviter votre équipe, modifier les paramètres), mais il ne peut pas envoyer tant que vous n'avez pas acheté de forfait pour lui.
• Le compte de démo ne peut pas créer d'espaces de travail.

Supprimer un espace de travail#

Seule la personne qui a créé un espace de travail peut le supprimer. Les autres membres ne voient pas la carte Supprimer l’espace de travail.

1. Ouvrez l'espace de travail

   Basculez vers l'espace de travail à supprimer, puis allez dans Paramètres → Espace de travail.

2. Supprimez-le

   Dans la carte Supprimer l’espace de travail, cliquez sur Supprimer l’espace de travail.

3. Confirmez avec son nom

   Saisissez le nom de l'espace de travail sous Nom de l’espace de travail et cliquez sur Supprimer l’espace de travail. Vous arrivez sur le tableau de bord d'un autre de vos espaces de travail.

   

Vous ne pouvez pas supprimer un espace de travail :

• Qui a un forfait payant : un abonnement Paddle, un forfait à vie ou une licence AppSumo. Résiliez-le d'abord dans Facturation et forfaits. Un abonnement résilié compte encore jusqu'à la fin de sa période payée.
• S'il s'agit du dernier : vous gardez toujours au moins un espace de travail que vous avez créé.

La suppression est irréversible. Pour toutes les personnes de l'espace de travail :

• Les membres perdent l'accès à celui-ci et reçoivent un email indiquant qu'il a été supprimé.
• Ses numéros WhatsApp et ses numéros d'extension de navigateur sont supprimés, et ses numéros de la boîte Unibox s'arrêtent.
• Ses clés API cessent de fonctionner, et ses rappels et déclencheurs Google Sheets sont désactivés.
• Les messages encore en attente d'envoi sont annulés.
• Une boutique Shopify liée en est dissociée. La prochaine fois que l'application WbizTool est ouverte dans l'admin Shopify de cette boutique, ou qu'une commande arrive, la boutique rejoint le plus ancien espace de travail restant de la personne qui l'a installée.

Supprimer un espace de travail libère sa place dans votre limite de 5, mais ne vous donne pas de nouvel essai gratuit : un espace de travail que vous créerez plus tard démarrera quand même sans messages. Si vous supprimez votre premier espace de travail, les messages gratuits ne passent pas à un autre.

Équipe#

L'onglet Équipe liste toutes les personnes de l'espace de travail, avec leur Rôle et leur date d'Arrivée. Les personnes qui n'ont pas encore accepté leur invitation portent la mention Invitation envoyée. Tout le monde peut voir la liste. Seuls les Propriétaires peuvent inviter et gérer les membres.

Inviter un membre de l'équipe#

1. Ouvrez l'onglet Équipe

   Allez dans Paramètres → Équipe et cliquez sur Inviter un membre.

2. Saisissez son email et son rôle

   Saisissez l'E-mail de la personne et choisissez un Rôle. Éditeur est sélectionné par défaut. Propriétaire n'est proposé qu'au créateur de l'espace de travail.

3. Envoyez l'invitation

   Cliquez sur Envoyer l’invitation. WbizTool lui envoie par email un lien pour rejoindre l'espace. Si cet email n'a pas encore de compte WbizTool, un compte est créé pour lui. Si la personne n'a pas accepté au bout de 3 jours, elle reçoit un rappel.

Le nombre de membres d'un espace de travail dépend de son forfait : Lite en inclut 1 (vous seul), Standard 3, Advanced 10 et Entreprise un nombre sur mesure, plus les éventuelles options Membre d’équipe supplémentaire. Tout le monde compte dans la limite, y compris vous et les personnes qui n'ont pas encore accepté. Vérifiez votre utilisation sur Facturation et forfaits.

Pour retirer une invitation, cliquez sur Annuler l’invitation sur la ligne de cette personne, puis de nouveau sur Annuler l’invitation pour confirmer. Le lien de son email cesse de fonctionner.

Accepter une invitation#

1. Ouvrez l'email d'invitation

   Ouvrez l'email « … vous invite à rejoindre … sur WbizTool » et cliquez sur Accepter l’invitation.

2. Connectez-vous avec l'email invité

   Si vous n'êtes pas connecté, connectez-vous avec l'adresse email à laquelle l'invitation a été envoyée. Nouveau sur WbizTool ? L'email contient alors un bouton Choisir mon mot de passe : définissez un mot de passe (le lien est valable 7 jours), puis connectez-vous. Si le lien a expiré, utilisez Mot de passe oublié.

3. Commencez à travailler

   WbizTool ouvre le tableau de bord du nouvel espace de travail et affiche « Invitation acceptée – vous travaillez maintenant dans … ». Il figure désormais dans votre sélecteur d'espace de travail. Les Propriétaires de l'espace de travail reçoivent un email indiquant que vous l'avez rejoint.

Si vous voyez « Cette invitation n’est pas valide. », vous êtes connecté avec un autre email, l'invitation a été annulée ou l'espace de travail a été supprimé. Si vous êtes déjà membre, vous voyez « Vous êtes déjà membre de … ».

Rôles et autorisations#

Un espace de travail compte trois rôles :

• Propriétaire : gère la facturation, l'équipe et les paramètres.
• Éditeur : envoie et gère les messages.
• Analyste : peut seulement consulter.

Le créateur de l'espace de travail est toujours Propriétaire et ne peut pas être retiré. Seul le créateur peut nommer quelqu'un Propriétaire, changer le rôle d'un Propriétaire ou retirer un Propriétaire. Les autres Propriétaires gèrent les Éditeurs et les Analystes.

La barre latérale masque Clés API et Facturation et forfaits pour les Éditeurs et les Analystes, et Boîte de réception Unibox, Numéros de la boîte, Contacts, Google Sheets et Shopify pour les Analystes. Un Éditeur ou un Analyste qui ouvre Facturation et forfaits voit « Seul le propriétaire de l’espace de travail peut gérer la facturation. »

Modifier le rôle d'un membre#

Seuls les Propriétaires peuvent le faire. Sur la ligne du membre, cliquez sur Changer le rôle, choisissez le nouveau Rôle et cliquez sur Enregistrer. Le rôle du créateur ne peut pas être modifié. Le membre reçoit un email l'informant de son nouveau rôle, sauf s'il a désactivé Changements dans l’équipe dans ses notifications.

Retirer un membre#

Seuls les Propriétaires peuvent le faire. Sur la ligne du membre, cliquez sur Retirer, puis de nouveau sur Retirer pour confirmer. Il perd immédiatement l'accès à l'espace de travail et reçoit un email (sauf s'il a désactivé Changements dans l’équipe). Vous pourrez l'inviter de nouveau plus tard. Ce qu'il a créé, comme des campagnes et des messages, reste dans l'espace de travail.

Vous ne pouvez retirer ni le créateur ni vous-même : pour vous retirer, quittez l'espace de travail.

Quitter un espace de travail#

Dans l'onglet Équipe, cliquez sur Quitter l’espace de travail, puis sur Quitter. Vous perdez l'accès à ses numéros, messages et paramètres jusqu'à ce qu'un Propriétaire vous invite à nouveau, et vous êtes renvoyé vers votre propre espace de travail.

Le créateur ne peut pas quitter l'espace de travail qu'il a créé, il ne voit donc pas Quitter l’espace de travail. Pour s'en débarrasser, il doit plutôt le supprimer.

La page Paramètres#

Espace de travail et équipe dans la barre latérale ouvre les Paramètres sur l'onglet Espace de travail, et Compte sur l'onglet Profil.

La page comporte ces onglets :

Vous pouvez créer un lien direct vers un onglet, par exemple /settings/?tab=team ou /settings/?tab=notifications. Si vous n'êtes pas Propriétaire, un lien vers Clés API ou Paiements ouvre Profil.

Profil#

L'onglet Profil (Votre profil) contient :

• Prénom (obligatoire) et Nom, 150 caractères maximum chacun.
• E-mail : votre email de connexion. Il ne peut pas être modifié ici.
• Téléphone : votre propre numéro, avec l'indicatif du pays, par ex. +91 98765 43210. Utilisez uniquement des chiffres, des espaces et + ( ) -. WbizTool envoie vos alertes WhatsApp à ce numéro (voir Notifications). Si vous le laissez vide, vous ne recevez aucune alerte WhatsApp.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer.

Pour changer la langue du tableau de bord, utilisez le menu à votre nom en haut du tableau de bord. Les emails et alertes WhatsApp que WbizTool vous envoie utilisent la même langue.

Informations de l'espace de travail#

L'onglet Espace de travail affiche les informations de l'espace de travail. Seuls les Propriétaires peuvent les modifier. Les autres membres les voient en lecture seule, avec la mention Propriétaire uniquement.

• Logo : cliquez sur Changer le logo et choisissez une image PNG ou JPG de 2 Mo maximum. Il est enregistré avec les autres informations.
• Nom de l’espace de travail : affiché dans le sélecteur d'espace de travail et à votre équipe (obligatoire, 30 caractères maximum).
• Entreprise et Site web : facultatifs, 100 caractères maximum chacun.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer, ou sur Annuler les modifications pour revenir en arrière.

Informations de facturation#

Les Propriétaires voient aussi la carte Informations de facturation dans l'onglet Espace de travail. Ces informations figurent sur vos factures : Raison sociale, Numéro fiscal (GST / TVA), Adresse, Ville, État / région, Code postal et Pays (obligatoire). Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer.

Si l'espace de travail a déjà payé via le checkout de WbizTool, les informations mises à jour sont également envoyées à Paddle, le prestataire de paiement de WbizTool.

Pour changer de forfait, rendez-vous sur Facturation et forfaits. Consultez Forfaits et facturation. Pour supprimer l'espace de travail, consultez Supprimer un espace de travail.

Horaires d'envoi#

Les Propriétaires peuvent faire en sorte que les messages de l'espace de travail ne partent que pendant les heures d'ouverture. Tout le monde voit la carte Horaires d’envoi dans l'onglet Espace de travail ; les autres membres voient « Seuls les propriétaires de l’espace de travail peuvent modifier les horaires d’envoi. » Les horaires d'envoi sont désactivés jusqu'à ce qu'un Propriétaire les active.

1. Activez-les

   Dans Paramètres → Espace de travail, activez N’envoyer que pendant les horaires d’envoi.

2. Choisissez les heures et le fuseau horaire

   Choisissez De et À (heures pleines, identiques tous les jours ; les horaires qui passent minuit, comme 20:00–06:00, fonctionnent aussi) et le Fuseau horaire de l'espace de travail. Si l'espace de travail n'en a pas encore, il est rempli à partir du navigateur du premier Propriétaire qui ouvre le tableau de bord (les horaires d'envoi restent désactivés jusqu'à ce que vous les activiez) ; modifiez-le ici s'il est incorrect. Le graphique quotidien des Rapports compte aussi les jours dans ce fuseau horaire.

3. Choisissez ce qui attend

   Sous S’applique à, cochez les types de messages qui doivent attendre les horaires : API (y compris Zapier, Make, n8n), Envoi rapide, Campagnes, Messages modèles, Rappels, Google Sheets, Messages de commande Shopify et Réponses de la boîte de réception (Unibox). Décochez ce qui doit toujours partir tout de suite, par exemple les suivis de commande ou les codes à usage unique. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Un message d'un type coché créé en dehors des horaires reste En attente dans Rapports et part tout seul au début des horaires, généralement en moins d'une minute. Les campagnes et les autres longues files d'attente attendent aussi, car les horaires sont vérifiés juste avant l'envoi de chaque message. La carte indique « Ouvert maintenant. » ou l'heure à laquelle partent les messages en attente. Un message qui a sa propre expiration, comme un message API envoyé avec une heure d'expiration, expire quand même à l'heure et s'affiche comme Expiré. Les alertes que WbizTool vous envoie ne suivent pas ces horaires : elles suivent vos Horaires des alertes WhatsApp.

Pays des numéros sans indicatif pays#

Un numéro saisi sans son indicatif pays, comme 98765 43210 ou 07400 123456, reçoit l'indicatif pays du numéro WhatsApp qui l'envoie. La carte Pays des numéros sans indicatif pays de l'onglet Espace de travail définit le pays utilisé quand aucun numéro de ce type ne permet de le savoir :

• les rappels envoyés depuis n'importe quel numéro connecté,
• la vérification de numéros,
• tout message dont le pays du numéro d'envoi ne peut pas être déterminé.

Un numéro qui commence déjà par un indicatif pays valide, ou par + ou 00, n'est jamais modifié.

Cela s'applique au tableau de bord. Les endpoints d'envoi de l'API ne complètent pas les numéros : envoyez-y country_code (voir Envoyer un message). Les rappels créés avec l'API sont complétés au moment de leur envoi, comme ceux créés ici.

Seuls les Propriétaires peuvent modifier la carte ; les autres membres voient « Seuls les propriétaires de l’espace de travail peuvent modifier ce réglage. » Choisissez le Pays et cliquez sur Enregistrer. Tant qu'aucun Propriétaire n'en a enregistré un, la carte est préremplie avec le pays de la plupart des numéros WhatsApp de l'espace de travail, et ce pays est déjà utilisé : « Pas encore enregistré – Inde est utilisé pour l’instant, le pays de la plupart de vos numéros WhatsApp. Enregistrez pour le conserver. » Si aucun pays n'est connu, les numéros qui commencent par 0 ne peuvent être ni destinataires ni vérifiés à ces endroits tant qu'un Propriétaire n'en a pas choisi un. Les numéros sans 0 sont alors envoyés ou vérifiés tels qu'ils sont écrits, et leurs premiers chiffres peuvent donc être lus comme un indicatif pays : 9876543210 peut être lu comme un numéro iranien (+98).

Notifications#

L'onglet Notifications définit les alertes que vous recevez. Chaque membre fait ses propres choix, et ceux-ci sont distincts pour chaque espace de travail auquel vous appartenez. Les interrupteurs sont enregistrés dès que vous les actionnez.

Alertes pour cet espace de travail comporte un interrupteur E-mail et un interrupteur WhatsApp pour chaque type d'alerte. Les emails sont envoyés à votre email de connexion, les messages WhatsApp au Téléphone de votre Profil. Vous ne voyez que les alertes que reçoit votre rôle :

Pour changer un réglage, saisissez le nouveau nombre et cliquez sur le bouton Enregistrer qui apparaît à côté.

Horaires des alertes WhatsApp définit quand les messages WhatsApp de WbizTool peuvent vous parvenir : choisissez les heures avec Envoyer les alertes WhatsApp de et à, selon votre propre fuseau horaire (08:00–21:00 par défaut, et les horaires qui passent minuit, comme 20:00–06:00, fonctionnent aussi). En dehors de ces horaires, une alerte WhatsApp, un message de facturation ou le message de bienvenue attend le début de vos horaires, et n'est pas envoyé du tout si le problème est réglé d'ici là. Les emails arrivent toujours tout de suite. Les horaires s'appliquent à tout votre compte, dans chaque espace de travail. Utiliser les horaires par défaut (08:00–21:00) les rétablit. Si WbizTool ne connaît pas encore votre fuseau horaire, les messages WhatsApp ne sont pas retenus. Le fuseau est alors repris de votre navigateur à la prochaine ouverture du tableau de bord.

Conseils et offres comporte un seul interrupteur, Conseils produit et offres : quelques emails pour vous aider à démarrer, et parfois une offre personnelle. Il est activé par défaut et s'applique à tout votre compte, dans chaque espace de travail. Ces emails n'arrivent qu'en journée (de 8 h à 20 h dans votre fuseau horaire), au maximum un par jour et trois par semaine.

Les emails concernant votre compte et sa sécurité (confirmation de votre email, mots de passe, invitations) sont toujours envoyés.

Chaque email d'alerte comporte un lien de désinscription en bas : il désactive l'interrupteur email de cette alerte pour cet espace de travail. Dans un email de conseils, il désactive Conseils produit et offres.

Destinataires d’alertes supplémentaires#

Les Propriétaires peuvent aussi envoyer les alertes de l'espace de travail à des personnes qui ne se connectent pas à WbizTool, par exemple une boîte partagée ([email protected]) ou le WhatsApp d'un collègue. Dans la carte Destinataires d’alertes supplémentaires de l'onglet Notifications, choisissez E-mail ou WhatsApp, saisissez l'adresse (un numéro WhatsApp avec son indicatif pays, par exemple +91 98765 43210), puis cliquez sur Ajouter.

Chaque adresse est confirmée avant de recevoir quoi que ce soit :

• Une adresse email reçoit un lien. Elle est confirmée lorsque quelqu'un ouvre le lien et clique sur Oui, je veux recevoir ces alertes. Le lien est valable 7 jours ; Renvoyer en envoie un nouveau.
• Un numéro WhatsApp reçoit un code à 6 chiffres envoyé depuis le numéro de WbizTool. Saisissez-le dans la carte et cliquez sur Confirmer. Un code est valable 15 minutes ; Envoyer un nouveau code en envoie un autre.

Les adresses confirmées reçoivent les alertes Problèmes de numéro et d’envoi et Messages bientôt ou complètement épuisés : celle de « bientôt épuisés » arrive à 80% utilisés, et les rappels pour un numéro déconnecté, toutes les 24 heures. Les alertes WhatsApp leur parviennent entre 08:00 et 21:00 dans le fuseau horaire de l'espace de travail. Chaque alerte contient un lien pour les arrêter, et un Propriétaire peut cliquer sur Retirer à tout moment. Un espace de travail peut avoir jusqu'à 3 adresses email supplémentaires et 3 numéros WhatsApp supplémentaires.

Alertes de déconnexion WhatsApp#

Lorsqu'un numéro WhatsApp connecté de l'espace de travail est déconnecté, WbizTool alerte les Propriétaires et les Éditeurs de l'espace de travail :

• Par email, avec l'objet « Le numéro WhatsApp … est déconnecté », si votre interrupteur email est activé et que votre adresse email est confirmée.
• Sur WhatsApp, depuis le numéro de WbizTool, si votre interrupteur WhatsApp est activé. Le message est envoyé au Téléphone de votre Profil.

La première alerte arrive environ 10 minutes après la déconnexion, car un numéro se reconnecte souvent tout seul. Les numéros qui tombent en même temps sont regroupés dans un seul email. Tant qu'un numéro reste déconnecté, des rappels suivent selon l'intervalle Me le rappeler après (heures) (24 heures par défaut), avec 5 alertes au maximum au total. Les alertes s'arrêtent dès que le numéro se reconnecte, et au bout de 30 jours. Vous n'êtes pas alerté pour un numéro que quelqu'un a déconnecté ou supprimé volontairement.

Emails envoyés par WbizTool#

Les emails liés au compte, à la sécurité et au forfait sont toujours envoyés : confirmation de votre email (avec un rappel) et email de bienvenue, invitations (avec un rappel au bout de 3 jours), réinitialisation du mot de passe (le lien est valable une heure) et changement de mot de passe, première connexion d'un numéro (au créateur), suppression d'un espace de travail (à ses autres membres), et forfait ou options achetés, modifiés, résiliés ou bientôt renouvelés (aux Propriétaires). Ils ne sont envoyés qu'à une adresse email confirmée, sauf l'email de confirmation lui-même.

Ceux-ci suivent les interrupteurs de l'onglet Notifications :

« … n’a plus de messages » est envoyé lorsque l'API, Google Sheets, Shopify ou un rappel ne peut pas envoyer parce que l'espace de travail n'a plus de messages gratuits, au maximum une fois tous les 3 jours pour chaque espace de travail.

Historique des paiements et factures#

L'onglet Paiements liste les 20 dernières transactions Paddle de l'espace de travail. Seuls les Propriétaires peuvent le voir.

Cliquez sur Facture sur une ligne pour ouvrir le PDF de la facture dans un nouvel onglet, lorsque Paddle en a émis une.

Les checkouts ouverts mais jamais payés ne sont pas des débits, ils sont donc masqués. Pour les voir, cliquez sur Afficher … paiements non finalisés. Ils portent la mention Paiement non finalisé.

Si l'espace de travail n'a jamais payé via le checkout, vous voyez Pas encore de paiement (avec « Seulement des paiements non finalisés jusqu’ici – rien n’a été débité. » si un checkout a été ouvert mais pas payé). Les achats AppSumo ne sont pas listés ici : retrouvez-les dans votre compte AppSumo.

Sécurité#

Dans l'onglet Sécurité, remplissez Mot de passe actuel, Nouveau mot de passe (au moins 8 caractères) et Confirmer le nouveau mot de passe, puis cliquez sur Changer le mot de passe. Vous restez connecté sur cet appareil, les autres appareils sont déconnectés, et vous recevez un email confirmant que votre mot de passe a été changé.

Si vous vous êtes inscrit avec Google et n'avez jamais défini de mot de passe, l'onglet indique Vous vous connectez avec Google. Cliquez sur recevez un lien par e-mail : sur la page Mot de passe oublié, demandez un lien et définissez votre mot de passe avec celui-ci.

Après trop de tentatives, patientez 15 minutes et réessayez.

Dépannage#

Voir aussi#

• Clés API
• Forfaits et facturation
• Connecter votre numéro WhatsApp
• Boîte de réception Unibox