Boîte de réception Unibox

Unibox rassemble les discussions de vos numéros WhatsApp connectés dans une seule boîte de réception du tableau de bord. Votre équipe peut lire les conversations, répondre depuis le navigateur et transformer une discussion en ticket de support, sans se passer le téléphone.

Avant de commencer#

• L'option Unibox. Unibox est une option payante, qui ne fait pas partie des forfaits de base. Elle coûte 20 $/mois ou 200 $/an pour chaque numéro WhatsApp utilisé dans Unibox, et chaque unité de l'option vous permet d'ajouter un numéro. Achetez-la sous Modules Complémentaires Disponibles dans Facturation et forfaits, dans le tableau de bord. Les options nécessitent un forfait payant. Consultez Forfaits et facturation.
• Un écouteur pour chaque numéro. Un numéro n'est synchronisé dans la boîte de réception qu'une fois ajouté comme écouteur (listener) sur la page Déclencheurs entrants, et que cet écouteur est actif. Consultez Écouteurs webhook.
• Un numéro connecté. Le numéro doit rester connecté dans les paramètres WhatsApp pour que les nouveaux messages soient synchronisés et que les réponses soient envoyées.
• Vous devez être propriétaire (owner) ou éditeur de l'espace de travail.

Ouvrir la boîte de réception#

Dans la barre latérale, ouvrez Unibox et cliquez sur Boîte de réception, ou allez sur Boîte de réception.

Si quelque chose n'est pas encore configuré, la boîte de réception vous l'indique à l'ouverture :

Comment les messages arrivent dans la boîte de réception#

Toutes les quelques minutes (au plus toutes les 2 minutes par numéro), Wbiztool vérifie si le numéro WhatsApp de chaque écouteur actif a reçu de nouveaux messages et les copie dans Unibox. Les deux sens sont inclus : les messages que l'on vous envoie, et les messages envoyés depuis ce numéro, que ce soit depuis le téléphone, une campagne, l'API ou la boîte de réception.

• Première synchronisation : lorsqu'un numéro est ajouté, jusqu'à ses 500 messages les plus récents sont importés.
• Ensuite : seuls les messages plus récents sont récupérés. Les vérifications sont suspendues pendant que le numéro est occupé à envoyer des messages et tant qu'il est déconnecté.
• Médias : les photos, vidéos, messages vocaux, fichiers audio et documents sont copiés pour que vous puissiez les ouvrir dans la boîte de réception. Les liens vers les fichiers médias expirent au bout de 30 jours.
• Conservation : les messages de la boîte de réception sont définitivement supprimés 90 jours après leur envoi ou leur réception : l'historique plus ancien des conversations disparaît donc d'Unibox.

Lire les conversations#

La colonne de gauche liste les conversations, les plus récentes en premier, avec un aperçu du dernier message, son heure et, le cas échéant, un badge Group (groupe) ou Business (compte professionnel). Jusqu'à 50 conversations sont affichées à la fois. Utilisez la recherche ou le filtre par compte pour accéder aux plus anciennes.

• Filtrer par numéro : le menu des comptes en haut affiche Tous les comptes et chaque numéro présent dans Unibox. Les numéros marqués (Offline - Click to Login) (hors ligne, cliquez pour vous connecter) sont déconnectés ; en choisir un vous propose d'aller dans les paramètres WhatsApp. ➕ Add Number to Unibox (ajouter un numéro à Unibox) ouvre la page des écouteurs.
• Rechercher : saisissez au moins 2 caractères dans Rechercher ou commencer une nouvelle conversation pour trouver un contact par son nom, son numéro de téléphone ou son identifiant WhatsApp. À partir de 4 caractères, le texte des messages des 30 derniers jours est également recherché. Effacez la recherche avec le × du champ.

Cliquez sur une conversation pour l'ouvrir. La discussion affiche ses 50 messages les plus récents. Les images et vidéos s'agrandissent lorsque vous cliquez dessus, et les fichiers audio et messages vocaux se lisent directement dans la discussion.

Répondre à un message#

1. Ouvrez la conversation

   Cliquez sur le contact dans la colonne de gauche.

2. Rédigez votre réponse

   Saisissez votre texte dans Tapez un message... (jusqu'à 5 000 caractères), puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton d'envoi.

3. Ou envoyez un fichier

   Cliquez sur le trombone et choisissez une image, une vidéo, un fichier audio, un PDF, un document Word ou Excel. Il est envoyé immédiatement. Les images sont envoyées en tant qu'images, et les autres fichiers en tant que documents. Les vidéos et les fichiers audio sont eux aussi envoyés en tant que documents, et non comme des vidéos lisibles ou des messages vocaux. Envoyez de l'audio MP3 ou M4A, de la vidéo MP4, et des documents PDF, DOCX, XLS ou XLSX : l'audio OGG (comme les fichiers de notes vocales) est marqué Failed (échec) avec File type not supported, mais le fichier a peut-être déjà été remis, donc vérifiez la discussion avant de le renvoyer ; certains autres types, comme l'audio WAV, la vidéo MOV et les fichiers Word .doc, arrivent avec .pdf ajouté au nom du fichier.

Votre réponse apparaît immédiatement dans la discussion et est envoyée depuis le numéro auquel appartient la conversation, comme n'importe quel autre message Wbiztool :

• Elle est mise en file d'attente, apparaît dans les Rapports et compte dans votre consommation de messages.
• Si elle n'est pas envoyée dans les 24 heures, par exemple parce que le numéro est déconnecté, elle expire.
• La discussion se met à jour lorsque le message envoyé est resynchronisé depuis WhatsApp.

Mises à jour en temps réel#

Tant que la boîte de réception est ouverte, elle se met à jour au fil de la synchronisation des nouveaux messages, sans recharger la page :

• Les nouveaux messages apparaissent dans la discussion ouverte, et les messages entrants déclenchent un son de notification.
• La liste des conversations se met à jour avec le dernier message.

Les mises à jour arrivent à la fin de la synchronisation suivante du numéro : il peut donc y avoir un délai de quelques minutes après l'envoi d'un message sur WhatsApp.

Créer un ticket depuis une discussion#

Transformez une conversation en ticket pour que votre équipe puisse la suivre jusqu'à sa résolution.

1. Ouvrez la conversation

   Sélectionnez le contact concerné par le ticket.

2. Ouvrez l'onglet Tickets

   Cliquez sur l'icône de ticket dans la barre étroite à droite. Le panneau Tickets de Support liste les tickets non clôturés de ce contact.

3. Ajoutez un ticket

   Cliquez sur Ajouter. Dans Create New Ticket (créer un nouveau ticket), saisissez un Title (titre, obligatoire) et, si vous le souhaitez, une Description, une Priority (priorité : Low, Medium, High ou Urgent, soit faible, moyenne, haute ou urgente ; Medium par défaut), une Due Date (date d'échéance) et des Tags séparés par des virgules.

4. Enregistrez

   Cliquez sur Create Ticket (créer le ticket). Le ticket reçoit un numéro tel que TKT-0001. La numérotation commence à TKT-0001 dans chaque espace de travail.

Gérez le statut, l'attribution et les commentaires du ticket sur la page Tickets. Le bouton View Details (voir les détails) d'un ticket dans le panneau de la boîte de réception n'ouvre encore rien.

Dépannage#

Voir aussi#

• Écouteurs webhook
• Tickets
• Rapports et historique des messages
• Connecter votre numéro WhatsApp
• Forfaits et facturation