Répertoire média : importer un fichier, obtenir un lien

Le Répertoire média transforme un fichier de votre ordinateur en un lien que vous pouvez envoyer sur WhatsApp. Importez une fois une photo de produit, une liste de prix ou une vidéo, cliquez sur Copier le lien, et collez le lien partout où WbizTool demande un lien d'image ou de fichier : envoi rapide, campagnes, messages modèles, rappels, déclencheurs Google Sheets ou API.

Qui peut le faire : les Propriétaires et les Éditeurs importent et suppriment des fichiers. Les Analystes peuvent ouvrir la page, trouver des fichiers, les ouvrir et copier leurs liens. Cela fonctionne avec tous les forfaits, essai gratuit compris. Chaque espace de travail a son propre Répertoire média, avec de la place pour 250 Mo à 10 Go de fichiers selon le forfait (voir Stockage par forfait).

Ouvrez Répertoire média sous Envoyer dans la barre latérale, ou allez sur /media-directory/.

Importer un fichier et copier son lien#

1. Ouvrez la fenêtre d'import

   Cliquez sur Importer des fichiers en haut à droite de la page.

2. Choisissez les fichiers

   Déposez des fichiers dans la zone, ou cliquez sur parcourez et choisissez-les. Vous pouvez en ajouter plusieurs à la fois, de 64 Mo maximum chacun. Chaque fichier est listé avec sa taille et Prêt, ou en rouge avec la raison pour laquelle il ne peut pas être importé (voir Fichiers que vous pouvez importer). Pour retirer un fichier de la liste, cliquez sur son ×.

   

3. Importez

   Cliquez sur le bouton d'import. Il compte vos fichiers : Importer 1 fichier, Importer 3 fichiers, etc. Les fichiers partent l'un après l'autre, chacun affichant « Import… 42 % », puis « Enregistrement… » et « Importé ». Quand tous sont terminés, la fenêtre se ferme et vous voyez « 3 fichiers importés ».

4. Copiez le lien

   Le nouveau fichier est le premier de la liste. Cliquez sur Copier le lien sur sa carte. Le bouton affiche Copié ✓ et vous voyez « Lien copié – collez-le dans un message, un fichier de campagne ou un appel API. Toute personne ayant le lien peut ouvrir le fichier. »

Collez ensuite le lien là où vous en avez besoin : voir Utiliser un lien dans les messages.

• Vous pouvez fermer la fenêtre pendant l'import des fichiers : il continue, et la liste s'actualise une fois terminé.
• Si un fichier échoue, vous voyez « 1 fichier n’a pas pu être importé – voir la fenêtre d’import. » La fenêtre reste ouverte avec la raison à côté de ce fichier (si vous l'avez fermée pendant l'import, cliquez sur Importer des fichiers pour la revoir). Cliquez sur Importer 1 fichier pour réessayer.
• Les fichiers refusés avant l'import (mauvais type, trop volumineux, plus de place) restent dans la fenêtre, en rouge, une fois les autres importés. Retirez-les avec ×, ou cliquez sur Fermer.

Trouver et copier un lien#

1. Trouvez le fichier

   Les fichiers sont listés du plus récent au plus ancien, 24 par page. Cliquez sur Images ou Fichiers (documents, audio, vidéo) pour n'en voir qu'un type, ou tapez une partie du nom dans Rechercher un nom de fichier. La recherche porte sur le nom qu'avait le fichier sur votre ordinateur, et les nombres sur les onglets la suivent.

2. Copiez son lien

   Cliquez sur Copier le lien sur la carte du fichier.

Chaque carte affiche un aperçu (ou le type de fichier, comme PDF), le nom du fichier, sa taille, la date d'import, qui l'a importé et la fin de son lien. Cliquez sur l'aperçu ou sur Ouvrir pour ouvrir le fichier dans un nouvel onglet et le vérifier.

Un lien se termine par exemple par …/media/org_4821/media_4821_17604516001234_0.jpg. Chaque fichier importé reçoit un nouveau nom : le lien ne contient donc pas le nom de votre fichier. Voir Ce que voient les destinataires.

Utiliser un lien dans les messages#

Collez le lien dans :

WbizTool télécharge le fichier depuis le lien au moment où chaque message part, pas quand vous l'envoyez ou le programmez. C'est pourquoi un fichier ne peut pas être supprimé tant que des messages qui l'utilisent attendent encore (voir Supprimer un fichier).

Fichiers que vous pouvez importer#

• 64 Mo maximum par fichier. Un fichier plus gros affiche « Plus de 64 Mo – choisissez un fichier plus petit. » et n'est pas importé.
• Le stockage par espace de travail, tous fichiers confondus, dépend du forfait (voir Stockage par forfait). La barre en haut de la page indique l'espace utilisé, par exemple « 273 Mo utilisés sur 2 Go » ; elle passe à l'orange au-delà de 80 % et au rouge quand elle est pleine. Un fichier qui ne tient pas affiche « Votre espace de travail a utilisé ses 2 Go de stockage de médias. Supprimez les fichiers dont vous n’avez plus besoin, ou contactez-nous si vous avez besoin de plus d’espace. »
• Le type vient de l'extension à la fin du nom du fichier : gardez-la donc, liste-de-prix.pdf et non liste-de-prix. Tout autre fichier affiche « Ce type de fichier n’est pas accepté. »
• Le même fichier choisi deux fois n'est listé qu'une fois.

Tous les formats ci-dessus s'importent et gardent leur extension quand ils sont envoyés comme Fichier. Les liens vers quelques types que le Répertoire média n'accepte pas gardent aussi la leur : .webm, .mpga, .xlsm, .xlsb, .docm et .pptm. Pour les limites de taille, l'audio et la vidéo, voir Ce que voient les destinataires.

Stockage par forfait#

Les forfaits AppSumo Plan 1 et Plan 2 ont 1 Go, Plan 3 2 Go, Plan 4 3 Go et Plan 5 5 Go. Les anciens forfaits, et un espace de travail sans forfait actif, ont 1 Go. Un espace de travail qui dépasse son stockage, par exemple après un changement de forfait, garde ses fichiers mais ne peut plus en importer tant qu'il n'en a pas supprimé certains.

Ce que voient les destinataires#

Limite de taille à l'envoi. Une seule limite WhatsApp est inférieure à la limite d'import de 64 Mo : une image envoyée comme Image peut faire jusqu'à 16 Mo. Une image plus grosse s'importe sans problème mais échoue avec « File exceeds WhatsApp size limit (16MB max) » : compressez-la, ou envoyez-la comme Fichier.

Le nom du fichier. Un fichier envoyé comme Fichier arrive avec le nom qui termine son lien, en minuscules, comme media_4821_17604516001234_0.pdf, et non avec votre nom d'origine. Pour afficher un nom plus parlant, saisissez un Nom du fichier (facultatif) dans la carte Envoyer un message, ou passez file_name à l'API d'envoi de messages. Incluez l'extension, par exemple liste-de-prix.pdf. Votre nom est lui aussi envoyé en minuscules, et un nom sans extension, ou avec une extension inhabituelle, reçoit .pdf à la fin. Un rappel Fichier dont le lien est un fichier du Répertoire média envoie le nom sous lequel le fichier a été importé, en minuscules également. Les campagnes, les messages modèles et les déclencheurs Google Sheets utilisent toujours le nom tiré du lien.

Formats. Envoyé comme Fichier, chaque format de Fichiers que vous pouvez importer garde son extension, comme media_…_0.pptx ou media_…_0.zip. Seul un lien sans extension, ou avec une extension inhabituelle comme .mkv, reçoit .pdf à la fin du nom, et risque alors de ne pas s'ouvrir.

Audio. Envoyés comme Fichier, les MP3, M4A et AAC arrivent comme un audio qui se lit dans la discussion, et le texte du message suit dans un message séparé. Les WAV et OGG arrivent comme documents, avec le texte en légende. Envoyés comme Image, les WAV et OGG échouent avec « File type not supported ».

Vidéo. Pour envoyer une vidéo qui se lit dans la discussion, choisissez Image et collez son lien. Avec Fichier, elle arrive comme document.

Supprimer un fichier#

1. Cliquez sur Supprimer

   Sur la carte du fichier, cliquez sur Supprimer.

2. Confirmez

   La fenêtre Supprimer ce fichier ? indique que le fichier « est supprimé du répertoire média et du stockage : son lien cesse de fonctionner pour tous ceux qui l’ont. » Cliquez sur Supprimer le fichier. Vous voyez « Fichier supprimé ».

• Supprimer casse le lien, définitivement. Les messages déjà remis gardent leur copie dans WhatsApp, mais toute personne qui ouvre le lien plus tard, depuis une discussion, un site web ou un e-mail, obtient une erreur. Pour réutiliser le fichier, importez-le à nouveau et utilisez son nouveau lien.
• Un fichier utilisé ne peut pas être supprimé. Tant qu'un message en attente, un rappel actif ou un déclencheur Google Sheets actif de cet espace de travail utilise le lien, vous voyez « Ce fichier est utilisé par 2 messages en attente, rappels actifs ou déclencheurs Google Sheets – retirez-le d’abord de là. » Si les messages en attente appartiennent à une campagne, cliquez sur Annuler l’attente sur la campagne (voir Campagnes). Annulez les autres messages en attente dans Rapports (Historique des messages dans la barre latérale), ou laissez-les partir. Donnez un autre lien à ces rappels et déclencheurs, ou mettez-les en pause. Supprimez ensuite le fichier.
• Les rappels et déclencheurs en pause n'empêchent pas la suppression. Si vous en reprenez un plus tard, ses messages échouent avec « Image Url Error » ou « File Url Error ». Donnez-lui d'abord un nouveau lien.
• Supprimer libère la place du fichier dans le stockage de votre espace de travail.

Importer avec l'API#

L'API de téléversement de médias place les fichiers dans le même Répertoire média, avec la même limite de 64 Mo et les mêmes types de fichiers, et renvoie le lien du fichier dans file_url. Les fichiers importés avec l'API comptent aussi dans le stockage de l'espace de travail, et un import qui ne tient pas est refusé avec « Storage full: … ». Lister les médias et Obtenir un fichier média trouvent les fichiers et leurs liens, y compris ceux importés sur cette page. Il n'y a pas d'API pour supprimer un fichier : supprimez-le sur la page Répertoire média.

Dépannage#

Voir aussi#

• Envoyer un message rapide
• Campagnes depuis un tableur
• Messages modèles
• Rappels
• Intégration Google Sheets
• API : Importer un média, Lister les médias et Obtenir un fichier média