Настройки рабочего пространства, участники команды и роли

Всё в WbizTool относится к рабочему пространству: ваши номера WhatsApp, контакты, кампании, напоминания, API-ключи, магазин Shopify, тариф и сообщения. У каждого рабочего пространства свой тариф и свои сообщения, и вы можете пригласить коллег работать в нём вместе с вами.

В этом руководстве описаны рабочие пространства и страница Настройки. Чтобы узнать, кто что может делать, перейдите в раздел Роли и права доступа.

Рабочие пространства#

При регистрации WbizTool создаёт ваше первое рабочее пространство. Вы — его создатель и Владелец. Вы можете создавать собственные рабочие пространства и присоединяться к чужим, когда вас приглашают.

Вы создатель рабочего пространства, если видите карточку Удалить пространство в разделе Настройки → Пространство. На вкладке Команда в строке создателя нет кнопок Изменить роль и Удалить. Создателя сменить нельзя: чтобы разделить полный контроль, сделайте владельцем кого-то ещё.

Переключение рабочего пространства#

Переключатель рабочих пространств находится вверху панели управления и показывает название текущего рабочего пространства. Откройте его и выберите другое рабочее пространство, чтобы переключиться.

В списке показаны все рабочие пространства, к которым вы присоединились. Рабочее пространство, в которое вас пригласили, появится только после того, как вы примете приглашение. Если у вас одно рабочее пространство и создавать новые нельзя, вверху панели управления отображается только его название.

Всё, что вы видите и делаете после переключения, включая создаваемые API-ключи и покупаемые тарифы, относится к выбранному рабочему пространству. Чтобы узнать свою роль в нём, откройте Настройки → Команда.

Создание рабочего пространства#

Отдельное рабочее пространство нужно, когда требуются свои номера WhatsApp, команда, контакты и тариф, например для второго магазина или для клиента.

1. Откройте переключатель рабочих пространств

   Вверху панели управления откройте переключатель рабочих пространств и выберите + Создать пространство.

2. Дайте название

   Введите Название пространства (до 30 символов) и нажмите Создать пространство. В окне также видно, сколько рабочих пространств вы уже создали, например «Создано пространств: 2 из 5».

   

3. Выберите тариф

   WbizTool переключится на новое рабочее пространство и откроет страницу Оплата и тарифы. Выберите там тариф, чтобы рабочее пространство могло отправлять сообщения.

Название компании, сайт, логотип и платёжные реквизиты можно добавить позже в разделе Настройки → Пространство.

• Лимит: одновременно у вас может быть до 5 рабочих пространств, созданных вами. Пространства, в которые вас пригласили, не учитываются, а удаление пространства освобождает его место. Когда вы создали 5, пункт + Создать пространство больше не отображается.
• Сообщения: 50 сообщений пробного периода (за любые 30 дней) действуют только для первого созданного вами рабочего пространства. Каждое следующее созданное вами пространство сразу получает Бесплатный тариф без сообщений. Его можно настроить (подключить номер, пригласить команду, изменить настройки), но отправлять сообщения оно сможет только после покупки тарифа.
• В демо-аккаунте нельзя создавать рабочие пространства.

Удаление рабочего пространства#

Удалить рабочее пространство может только тот, кто его создал. Остальные участники не видят карточку Удалить пространство.

1. Откройте рабочее пространство

   Переключитесь на рабочее пространство, которое хотите удалить, и перейдите в Настройки → Пространство.

2. Удалите его

   В карточке Удалить пространство нажмите Удалить пространство.

3. Подтвердите названием

   Введите название рабочего пространства в поле Название пространства и нажмите Удалить пространство. Откроется панель управления другого вашего рабочего пространства.

   

Нельзя удалить рабочее пространство:

• С платным тарифом: подпиской Paddle, пожизненным тарифом или лицензией AppSumo. Сначала отмените его на странице Оплата и тарифы. Отменённая подписка продолжает учитываться до конца оплаченного периода.
• Если оно последнее: у вас всегда остаётся хотя бы одно созданное вами рабочее пространство.

Удаление нельзя отменить. Для всех в рабочем пространстве:

• Участники теряют к нему доступ и получают письмо о том, что оно удалено.
• Его номера WhatsApp и номера браузерного расширения удаляются, а номера для входящих Unibox перестают работать.
• Его API-ключи перестают работать, а напоминания и триггеры Google Sheets отключаются.
• Сообщения, ещё ожидающие отправки, отменяются.
• Привязанный магазин Shopify отвязывается от него. Когда приложение WbizTool в следующий раз откроют в админке Shopify этого магазина или поступит заказ, магазин перейдёт в самое старое из оставшихся рабочих пространств того, кто установил приложение.

Удаление рабочего пространства освобождает его место в лимите из 5, но не даёт нового пробного периода: созданное позже пространство всё равно начинает без сообщений. Если вы удалите своё первое рабочее пространство, бесплатные сообщения не перейдут в другое.

Команда#

Вкладка Команда содержит всех участников рабочего пространства с их ролью (Роль) и датой присоединения (Присоединился). Те, кто ещё не принял приглашение, помечены как Приглашение отправлено. Список видят все. Приглашать участников и управлять ими могут только владельцы.

Приглашение участника команды#

1. Откройте вкладку «Команда»

   Перейдите в Настройки → Команда и нажмите Пригласить участника.

2. Укажите email и роль

   Введите адрес человека в поле Эл. почта и выберите Роль. По умолчанию выбран Редактор. Роль Владелец доступна только создателю рабочего пространства.

3. Отправьте приглашение

   Нажмите Отправить приглашение. WbizTool отправит человеку письмо со ссылкой для присоединения. Если для этого адреса ещё нет аккаунта WbizTool, он будет создан. Если человек не принял приглашение за 3 дня, он получит одно напоминание.

Сколько участников может быть в рабочем пространстве, зависит от его тарифа: в Lite входит 1 (только вы), в Standard — 3, в Advanced — 10, в Enterprise — по договорённости, плюс купленные дополнения Дополнительный участник команды. В лимит входят все, включая вас и тех, кто ещё не принял приглашение. Проверить использование можно на странице Оплата и тарифы.

Чтобы отозвать приглашение, нажмите Отменить приглашение в строке этого человека, затем ещё раз Отменить приглашение для подтверждения. Ссылка в его письме перестанет работать.

Принятие приглашения#

1. Откройте письмо с приглашением

   Откройте письмо «… приглашает вас в … в WbizTool» и нажмите Принять приглашение.

2. Войдите с приглашённым email

   Если вы не вошли в систему, войдите с адресом email, на который было отправлено приглашение. Впервые в WbizTool? Тогда в письме вместо этого будет кнопка Задать пароль: задайте пароль (ссылка действует 7 дней), затем войдите. Если срок ссылки истёк, воспользуйтесь восстановлением пароля.

3. Начните работу

   WbizTool откроет панель управления нового рабочего пространства и покажет «Приглашение принято – теперь вы работаете в пространстве …». С этого момента оно есть в вашем переключателе рабочих пространств. Владельцы рабочего пространства получат письмо о том, что вы присоединились.

Если появилось сообщение «Это приглашение недействительно.», значит, вы вошли с другим email, приглашение было отменено или рабочее пространство удалено. Если вы уже участник, вы увидите «Вы уже участник пространства …».

Роли и права доступа#

В рабочем пространстве три роли:

• Владелец: управляет оплатой, командой и настройками.
• Редактор: отправляет сообщения и управляет ими.
• Аналитик: может только смотреть.

Создатель рабочего пространства всегда владелец, и его нельзя удалить. Только создатель может сделать кого-то владельцем, изменить роль владельца или удалить владельца. Остальные владельцы управляют редакторами и аналитиками.

Боковое меню скрывает API-ключи и Оплата и тарифы от редакторов и аналитиков, а Входящие Unibox, Номера для входящих, Контакты, Google Sheets и Shopify — от аналитиков. Редактор или аналитик, открывший Оплата и тарифы, видит «Управлять оплатой может только владелец пространства.»

Изменение роли участника#

Это могут делать только владельцы. В строке участника нажмите Изменить роль, выберите новую Роль и нажмите Сохранить. Роль создателя изменить нельзя. Участник получит письмо о новой роли, если не отключил Изменения в команде в своих уведомлениях.

Удаление участника#

Это могут делать только владельцы. В строке участника нажмите Удалить, затем ещё раз Удалить для подтверждения. Участник сразу теряет доступ к рабочему пространству и получает письмо (если не отключил Изменения в команде). Позже его можно пригласить снова. Всё, что он создал, например кампании и сообщения, остаётся в рабочем пространстве.

Нельзя удалить создателя или себя: чтобы удалить себя, покиньте рабочее пространство.

Выход из рабочего пространства#

На вкладке Команда нажмите Покинуть пространство, затем Покинуть. Вы потеряете доступ к его номерам, сообщениям и настройкам, пока владелец снова вас не пригласит, и попадёте в своё собственное рабочее пространство.

Создатель не может покинуть созданное им рабочее пространство, поэтому не видит кнопку Покинуть пространство. Чтобы избавиться от него, удалите его.

Страница «Настройки»#

Пункт Пространство и команда в боковом меню открывает Настройки на вкладке Пространство, а Аккаунт — на вкладке Профиль.

На странице есть следующие вкладки:

На вкладку можно сослаться напрямую, например /settings/?tab=team или /settings/?tab=notifications. Если вы не владелец, ссылка на API-ключи или Платежи открывает Профиль.

Профиль#

Вкладка Профиль (Ваш профиль) содержит:

• Имя (обязательно) и Фамилия, до 150 символов каждое.
• Эл. почта: email, с которым вы входите. Изменить его здесь нельзя.
• Телефон: ваш собственный номер с кодом страны, например +91 98765 43210. Используйте только цифры, пробелы и + ( ) -. На этот номер WbizTool отправляет ваши оповещения в WhatsApp (см. Уведомления). Если оставить поле пустым, оповещения в WhatsApp приходить не будут.

Нажмите Сохранить, чтобы сохранить.

Чтобы сменить язык панели управления, используйте меню с вашим именем вверху панели управления. Письма и оповещения в WhatsApp от WbizTool приходят вам на том же языке.

Данные рабочего пространства#

Вкладка Пространство показывает данные рабочего пространства. Изменять их могут только владельцы. Остальные участники видят их только для чтения, с пометкой Только владелец.

• Логотип: нажмите Сменить логотип и выберите изображение PNG или JPG размером до 2 МБ. Он сохраняется вместе с остальными данными.
• Название пространства: отображается в переключателе рабочих пространств и для вашей команды (обязательно, до 30 символов).
• Компания и Сайт: необязательно, до 100 символов каждое.

Нажмите Сохранить, чтобы сохранить, или Отменить изменения, чтобы отменить правки.

Платёжные реквизиты#

Владельцы также видят карточку Платёжные реквизиты на вкладке Пространство. Эти данные печатаются в ваших счетах: Юридическое название, ИНН / налоговый номер (GST / VAT), Адрес, Город, Регион, Почтовый индекс и Страна (обязательно). Нажмите Сохранить, чтобы сохранить.

Если рабочее пространство уже платило через оформление заказа WbizTool, обновлённые данные также передаются в Paddle — платёжному провайдеру WbizTool.

Чтобы сменить тариф, перейдите на страницу Оплата и тарифы. См. Тарифы и оплата. Чтобы удалить рабочее пространство, см. Удаление рабочего пространства.

Время отправки#

Владельцы могут сделать так, чтобы сообщения рабочего пространства уходили только в рабочее время. Карточку Время отправки на вкладке Пространство видят все; остальные участники видят «Изменять время отправки могут только владельцы пространства.» Время отправки выключено, пока владелец его не включит.

1. Включите время отправки

   В разделе Настройки → Пространство включите Отправлять только в часы отправки.

2. Выберите часы и часовой пояс

   Выберите С и До (целые часы, одинаковые каждый день; часы, переходящие через полночь, например 20:00–06:00, тоже работают) и Часовой пояс рабочего пространства. Если у рабочего пространства его ещё нет, он берётся из браузера первого владельца, который откроет панель управления (время отправки остаётся выключенным, пока вы его не включите); если он неверный, измените его здесь. Ежедневный график в Отчётах тоже считает дни в этом часовом поясе.

3. Выберите, что будет ждать

   В блоке Применяется к отметьте типы сообщений, которые должны ждать этих часов: API (вкл. Zapier, Make, n8n), Быстрая отправка, Рассылки, Шаблонные сообщения, Напоминания, Google Sheets, Сообщения о заказах Shopify и Ответы во входящих (Unibox). Снимите отметку с того, что должно уходить сразу, например уведомления о заказах или одноразовые коды. Затем нажмите Сохранить.

Сообщение отмеченного типа, созданное вне этих часов, остаётся в статусе Ожидает в Отчётах и уходит само, когда часы начинаются, обычно в течение минуты. Рассылки и другие длинные очереди тоже ждут, потому что время проверяется прямо перед отправкой каждого сообщения. Карточка показывает «Сейчас открыто.» или когда уйдут ожидающие сообщения. Сообщение со своим сроком действия, например сообщение через API с указанным временем истечения, всё равно истекает вовремя и отображается как Истекло. Оповещения, которые WbizTool отправляет вам, подчиняются не этому времени, а настройке Время WhatsApp-уведомлений.

Страна для номеров без кода страны#

Номер, введённый без кода страны, например 98765 43210 или 07400 123456, получает код страны того номера WhatsApp, с которого идёт отправка. Карточка Страна для номеров без кода страны на вкладке Пространство задаёт страну, которая используется, когда ориентироваться на такой номер нельзя:

• напоминания с любого подключённого номера,
• проверка номеров,
• любое сообщение, страну номера-отправителя которого определить нельзя.

Номер, который уже начинается с действительного кода страны или с + либо 00, никогда не меняется.

Это действует в панели управления. Эндпоинты отправки API номера не дополняют: передавайте там country_code (см. Отправка сообщения). Напоминания, созданные через API, дополняются при запуске, как и созданные здесь.

Изменять карточку могут только владельцы; остальные участники видят «Изменять это могут только владельцы пространства.» Выберите Страна и нажмите Сохранить. Пока владелец ничего не сохранил, в карточке заранее выбрана страна большинства номеров WhatsApp рабочего пространства, и эта страна уже используется: «Ещё не сохранено – пока используется Индия, страна большинства ваших номеров WhatsApp. Сохраните, чтобы её закрепить.» Если страна неизвестна, на номера, которые начинаются с 0, в этих местах нельзя отправить сообщение и их нельзя проверить, пока владелец не выберет страну. Номера без 0 тогда отправляются или проверяются так, как написаны, поэтому их первые цифры могут быть прочитаны как код страны: 9876543210 может быть прочитан как иранский номер (+98).

Уведомления#

Вкладка Уведомления определяет, какие оповещения получаете вы. У каждого участника свои настройки, и для каждого рабочего пространства, в котором вы состоите, они задаются отдельно. Переключатели сохраняются сразу, как только вы их меняете.

В блоке Уведомления для этого пространства для каждого вида оповещений есть переключатель Эл. почта и переключатель WhatsApp. Письма приходят на ваш email для входа, сообщения WhatsApp — на Телефон из вашего профиля. Вы видите только те оповещения, которые получает ваша роль:

Чтобы изменить настройку, введите новое число и нажмите появившуюся рядом кнопку Сохранить.

Настройка Время WhatsApp-уведомлений определяет, когда сообщения WbizTool в WhatsApp могут до вас доходить: выберите часы в полях Отправлять WhatsApp-уведомления с и до по вашему часовому поясу (по умолчанию 08:00–21:00; часы, переходящие через полночь, например 20:00–06:00, тоже работают). Вне этих часов оповещение в WhatsApp, сообщение об оплате или приветственное сообщение ждёт начала ваших часов и вообще не отправляется, если к тому времени проблема решена. Письма всегда приходят сразу. Часы действуют для всего аккаунта, во всех рабочих пространствах. Кнопка По умолчанию (08:00–21:00) возвращает часы по умолчанию. Если WbizTool ещё не знает ваш часовой пояс, сообщения в WhatsApp не задерживаются; пояс будет взят из браузера, когда вы в следующий раз откроете панель управления.

В карточке Советы и предложения один переключатель — Советы по продукту и предложения: несколько писем, которые помогут начать работу, и иногда персональное предложение. По умолчанию он включён и действует для всего аккаунта, во всех рабочих пространствах. Такие письма приходят только днём (с 8:00 до 20:00 по вашему часовому поясу), не чаще одного в день и трёх в неделю.

Письма об аккаунте и его безопасности (подтверждение почты, пароли, приглашения) отправляются всегда.

В каждом письме с оповещением внизу есть ссылка для отписки: она выключает переключатель почты для этого оповещения в этом рабочем пространстве. В письме с советами она выключает Советы по продукту и предложения.

Дополнительные получатели уведомлений#

Владельцы могут отправлять оповещения рабочего пространства и тем, кто не входит в WbizTool: например, на общий почтовый ящик ([email protected]) или в WhatsApp коллеги. В карточке Дополнительные получатели уведомлений на вкладке Уведомления выберите Эл. почта или WhatsApp, введите адрес (для WhatsApp — номер с кодом страны, например +91 98765 43210) и нажмите Добавить.

Каждый адрес подтверждается, прежде чем он что-либо получит:

• Адрес эл. почты получает ссылку. Он считается подтверждённым, когда кто-то открывает ссылку и нажимает Да, присылайте мне эти уведомления. Ссылка действует 7 дней; кнопка Отправить ещё раз отправляет новую.
• Номер WhatsApp получает 6-значный код с номера WbizTool. Введите его в карточке и нажмите Подтвердить. Код действует 15 минут; кнопка Отправить новый код отправляет другой.

Подтверждённые адреса получают оповещения Проблемы с номером и отправкой и Сообщения заканчиваются или закончились: «заканчиваются» — когда использовано 80 %, а напоминания об отключённом номере приходят каждые 24 часа. Оповещения в WhatsApp приходят им с 08:00 до 21:00 по часовому поясу рабочего пространства. В каждом оповещении есть ссылка, которая их отключает, а владелец в любой момент может нажать Удалить. В рабочем пространстве может быть до 3 дополнительных адресов эл. почты и до 3 дополнительных номеров WhatsApp.

Оповещения об отключении WhatsApp#

Когда подключённый номер WhatsApp в рабочем пространстве выходит из аккаунта, WbizTool оповещает владельцев и редакторов рабочего пространства:

• По email — письмом с темой «Номер WhatsApp … отключён», если у вас включён переключатель для почты и ваш адрес email подтверждён.
• В WhatsApp — с собственного номера WbizTool, если у вас включён переключатель для WhatsApp. Сообщение приходит на Телефон из вашего профиля.

Первое оповещение приходит примерно через 10 минут после выхода, потому что номер часто подключается снова сам. Номера, отключившиеся одновременно, приходят в одном письме. Пока номер остаётся отключённым, повторные оповещения приходят с интервалом из настройки Напомнить через (часы) (по умолчанию 24 часа), всего не более 5 оповещений. Оповещения прекращаются, когда номер снова подключается, и через 30 дней. Вы не получаете оповещений о номере, который кто-то отключил или удалил намеренно.

Письма от WbizTool#

Письма об аккаунте, безопасности и тарифе отправляются всегда: подтверждение почты (с одним напоминанием) и приветственное письмо, приглашения (с одним напоминанием через 3 дня), сброс пароля (ссылка действует один час) и смена пароля, первое подключение номера (создателю), удаление рабочего пространства (остальным его участникам), а также покупка, изменение, отмена или скорое продление тарифа или дополнений (владельцам). Они приходят только на подтверждённый адрес, кроме самого письма с подтверждением.

Эти письма зависят от переключателей на вкладке Уведомления:

Письмо «В … закончились сообщения» отправляется, когда API, Google Sheets, Shopify или напоминание не могут отправить сообщение, потому что у рабочего пространства не осталось бесплатных сообщений, — не чаще одного раза в 3 дня для каждого рабочего пространства.

История платежей и счета#

Вкладка Платежи показывает 20 последних транзакций рабочего пространства в Paddle. Видеть её могут только владельцы.

Нажмите Счёт в строке, чтобы открыть PDF-счёт в новой вкладке, если Paddle его выставил.

Заказы, которые были открыты, но так и не оплачены, не являются списаниями, поэтому они скрыты. Чтобы их увидеть, нажмите Показать … неоплаченных заказов. Они помечены как Неоплаченный заказ.

Если рабочее пространство никогда не платило через оформление заказа, вы увидите Платежей пока нет (с пометкой «Пока только незавершённые заказы – деньги не списывались.», если заказ был открыт, но не оплачен). Покупки через AppSumo здесь не отображаются: их можно найти в вашем аккаунте AppSumo.

Безопасность#

На вкладке Безопасность заполните Текущий пароль, Новый пароль (не менее 8 символов) и Повторите новый пароль, затем нажмите Сменить пароль. На этом устройстве вы останетесь в аккаунте, на других устройствах будет выполнен выход, а вам придёт письмо о смене пароля.

Если вы зарегистрировались через Google и никогда не задавали пароль, на вкладке написано Вы входите через Google. Нажмите получите ссылку по почте: на странице восстановления пароля запросите ссылку и задайте с её помощью пароль.

После слишком большого числа попыток подождите 15 минут и попробуйте снова.

Устранение неполадок#

Связанные материалы#

• API-ключи
• Тарифы и оплата
• Подключение номера WhatsApp
• Входящие Unibox