Panduan produk
Pengaturan workspace, anggota tim, dan peran
Semua yang ada di Wbiztool berada di dalam sebuah workspace: nomor WhatsApp, kontak, kampanye, pengingat, API key, toko Shopify, paket, dan pesan Anda. Setiap workspace memiliki paket dan kuota pesannya sendiri, dan Anda dapat mengundang rekan kerja untuk bekerja bersama Anda di dalamnya.
Panduan ini membahas workspace dan halaman Settings (Pengaturan). Untuk melihat siapa yang dapat melakukan apa, buka Peran dan izin.
Workspace#
Saat Anda mendaftar, Wbiztool membuat workspace pertama Anda. Anda adalah pembuatnya sekaligus Owner (pemilik). Anda dapat membuat workspace lain milik Anda sendiri, dan bergabung ke workspace orang lain saat mereka mengundang Anda.
Beralih workspace#
Pemilih workspace ada di bagian atas dashboard dan menampilkan nama workspace saat ini. Buka pemilih tersebut dan pilih workspace lain untuk beralih ke sana.
Daftar ini menampilkan setiap workspace yang Anda ikuti. Workspace tempat Anda diundang baru muncul setelah Anda menerima undangan. Jika Anda hanya memiliki satu workspace dan tidak dapat membuat lagi, bagian atas dashboard hanya menampilkan namanya.
Semua yang Anda lihat dan lakukan setelah beralih, termasuk API key yang Anda buat dan paket yang Anda beli, menjadi milik workspace yang dipilih. Untuk melihat peran Anda di workspace tersebut, buka Settings → Team.
Membuat workspace#
Gunakan workspace terpisah jika Anda ingin nomor WhatsApp, tim, kontak, dan paket tersendiri, misalnya untuk toko kedua atau untuk klien.
Buka pemilih workspace
Di bagian atas dashboard, buka pemilih workspace dan pilih + Create workspace (buat workspace).
Beri nama
Masukkan Workspace name (nama workspace, maksimal 30 karakter) lalu klik Create workspace. Dialog ini juga menampilkan berapa banyak workspace yang sudah Anda buat, misalnya "2 of 5 workspaces created".
Pilih paket
Wbiztool beralih ke workspace baru dan membuka Billing & plans (tagihan & paket). Pilih paket di sana agar workspace dapat mengirim pesan.
Anda dapat menambahkan nama perusahaan, situs web, logo, dan detail tagihan nanti di Settings → Workspace.
- Batas: Anda dapat memiliki hingga 5 workspace yang Anda buat sekaligus. Workspace tempat Anda diundang tidak dihitung, dan menghapus satu workspace membebaskan satu tempat. Setelah Anda membuat 5, + Create workspace tidak lagi muncul.
- Pesan: uji coba gratis (50 pesan) dan pesan bulanan paket gratis hanya berlaku untuk workspace pertama yang Anda buat. Setiap workspace lain yang Anda buat dimulai dengan Free plan (paket gratis) tanpa pesan dan tidak mendapat pesan gratis setiap bulan. Anda dapat menyiapkannya (menghubungkan nomor, mengundang tim, mengubah pengaturan), tetapi workspace tersebut tidak dapat mengirim pesan sampai Anda membeli paket untuknya.
- Akun demo tidak dapat membuat workspace.
Menghapus workspace#
Hanya orang yang membuat workspace yang dapat menghapusnya.
Buka workspace
Beralihlah ke workspace yang ingin Anda hapus, lalu buka Settings → Workspace.
Hapus
Di kartu Delete workspace (hapus workspace), klik Delete workspace.
Konfirmasi dengan namanya
Ketik nama workspace di bawah Workspace name lalu klik Delete workspace. Anda akan dibawa ke dashboard salah satu workspace Anda yang lain.
Anda tidak dapat menghapus workspace:
- Yang memiliki paket berbayar: langganan Paddle, paket lifetime, atau lisensi AppSumo. Batalkan terlebih dahulu di Billing & plans. Langganan yang dibatalkan tetap dihitung sampai periode tagihannya berakhir.
- Jika itu workspace terakhir Anda: Anda selalu menyimpan setidaknya satu workspace yang Anda buat.
Penghapusan tidak dapat dibatalkan. Untuk semua orang di workspace tersebut:
- Anggota kehilangan akses ke workspace.
- Nomor WhatsApp dan nomor ekstensi browser-nya dihapus, dan nomor kotak masuk Unibox-nya berhenti.
- API key-nya berhenti berfungsi, serta pengingat dan pemicu Google Sheets-nya dinonaktifkan.
- Pesan yang masih menunggu untuk dikirim dibatalkan.
- Toko Shopify yang ditautkan dilepas dari workspace tersebut. Saat aplikasi Wbiztool dibuka lagi di admin Shopify toko itu, atau saat ada pesanan masuk, toko akan bergabung ke workspace tertua yang tersisa milik orang yang memasangnya.
Menghapus workspace membebaskan satu tempat dari batas 5 Anda, tetapi tidak memberi Anda uji coba gratis baru: workspace yang Anda buat kemudian tetap dimulai tanpa pesan. Jika Anda menghapus workspace pertama Anda, pesan gratisnya tidak berpindah ke workspace lain.
Halaman Settings#
Buka Workspace & team di sidebar untuk masuk ke Settings. Account (akun) di sidebar membuka tab Profile (profil). Halaman ini memiliki tab berikut:
| Tab | Fungsinya | Siapa yang melihatnya |
|---|---|---|
| Profile | Nama dan nomor telepon Anda. Berlaku untuk Anda di setiap workspace. | Semua orang |
| Workspace | Nama workspace, perusahaan, situs web, dan logo, detail tagihannya, serta Delete workspace. | Semua orang (hanya Owner yang dapat mengubah) |
| Team | Anggota, undangan, dan peran. | Semua orang (hanya Owner yang dapat mengelola) |
| API keys | Client ID dan API key Anda. Lihat panduan API key. | Hanya Owner |
| Notifications | Peringatan yang Anda terima untuk workspace ini. | Semua orang |
| Payments | Pembayaran dan invoice sebelumnya. | Hanya Owner |
| Security | Mengganti kata sandi Anda. | Semua orang |
Anda dapat menautkan langsung ke sebuah tab, misalnya /settings/?tab=team atau /settings/?tab=notifications. Tautan lama seperti /settings/#api-keys dan /settings/#payment-history masih berfungsi. Jika Anda bukan Owner, tautan ke API keys atau Payments membuka Profile.
Profil#
Tab Profile (Your profile) berisi:
- First name (nama depan, wajib) dan Last name (nama belakang), masing-masing maksimal 150 karakter.
- Email: email login Anda. Email ini tidak dapat diubah di sini.
- Phone (telepon): nomor Anda sendiri, dengan kode negara, misalnya +62 812 3456 7890. Gunakan hanya angka, spasi, dan
+ ( ) -. Wbiztool mengirim peringatan WhatsApp ke nomor ini (lihat Notifikasi).
Klik Save untuk menyimpan. Untuk mengganti bahasa dashboard, gunakan menu dengan nama Anda di bagian atas dashboard.
Detail workspace#
Tab Workspace menampilkan detail workspace. Hanya Owner yang dapat mengubahnya. Anggota lain melihatnya dalam mode baca saja, dengan tanda Owner only.
- Logo: klik Change logo lalu pilih gambar PNG atau JPG maksimal 2 MB. Logo disimpan bersama detail lainnya.
- Workspace name: ditampilkan di pemilih workspace dan kepada tim Anda (wajib, maksimal 30 karakter).
- Company (perusahaan) dan Website (situs web): opsional, masing-masing maksimal 100 karakter.
Klik Save untuk menyimpan, atau Discard changes untuk membatalkan perubahan Anda.
Detail tagihan#
Owner juga melihat kartu Billing details (detail tagihan) di tab Workspace. Detail ini dicetak pada invoice Anda: Legal business name (nama badan usaha resmi), Tax ID (GST / VAT) (NPWP), Address (alamat), City (kota), State (provinsi), Postal code (kode pos), dan Country (negara, wajib). Klik Save untuk menyimpan.
Jika workspace sudah pernah membayar melalui checkout Wbiztool, detail yang diperbarui juga dikirim ke Paddle, penyedia pembayaran Wbiztool.
Untuk mengganti paket, buka Billing & plans. Lihat Paket dan tagihan. Untuk menghapus workspace, lihat Menghapus workspace.
Riwayat pembayaran dan invoice#
Tab Payments (pembayaran) menampilkan 20 transaksi terakhir workspace dari Paddle. Hanya Owner yang dapat melihatnya.
| Kolom | Arti |
|---|---|
| Date | Kapan pembayaran ditagihkan. |
| Description | Paket atau add-on yang dibayar. |
| Amount | Total yang ditagihkan, dalam mata uang pembayaran. |
| Status | Paid (lunas), atau status Paddle lain seperti Ready, Canceled, atau Past due. |
| Invoice | Membuka PDF invoice di tab baru, jika Paddle sudah menerbitkannya. |
Checkout yang dibuka tetapi tidak pernah dibayar bukanlah tagihan, jadi disembunyikan. Untuk melihatnya, klik Show … unpaid checkouts. Checkout tersebut diberi tanda Unpaid checkout.
Jika workspace belum pernah membayar melalui checkout, Anda melihat No payments yet (belum ada pembayaran). Pembelian AppSumo tidak tercantum di sini: lihat di akun AppSumo Anda.
Tim#
Tab Team (tim) menampilkan semua orang di workspace, beserta Role (peran) dan kapan mereka Joined (bergabung). Orang yang belum menerima undangan diberi tanda Invite sent. Semua orang dapat melihat daftar ini. Hanya Owner yang dapat mengundang dan mengelola anggota.
Mengundang anggota tim#
Buka tab Team
Buka Settings → Team lalu klik Invite member (undang anggota).
Masukkan email dan perannya
Ketik Email orang tersebut dan pilih Role. Editor dipilih secara default. Owner hanya ditawarkan kepada pembuat workspace.
Kirim undangan
Klik Send invite. Wbiztool mengirim email berisi tautan untuk bergabung. Jika email tersebut belum memiliki akun Wbiztool, akun akan dibuatkan untuknya.
Jumlah anggota yang dapat dimiliki workspace bergantung pada paketnya, ditambah add-on anggota tim tambahan. Semua orang dihitung dalam batas ini, termasuk Anda dan orang yang belum menerima undangan. Periksa penggunaan Anda di Billing & plans.
Untuk menarik kembali undangan, klik Cancel invite di baris orang tersebut, lalu klik Cancel invite lagi untuk mengonfirmasi. Tautan di email mereka berhenti berfungsi.
Menerima undangan#
Buka email undangan
Buka email "Wbiztool - You have been invited to new space!" lalu klik tautan di dalamnya.
Login dengan email yang diundang
Jika Anda belum login, login dengan alamat email yang menerima undangan. Jika sebelumnya Anda belum punya akun, gunakan Forgot password (lupa kata sandi) untuk membuat kata sandi terlebih dahulu.
Mulai bekerja
Wbiztool membuka dashboard workspace baru tersebut dan menampilkan "Invitation accepted – you're now working in …" (Undangan diterima – Anda sekarang bekerja di …). Sejak itu, workspace tersebut ada di pemilih workspace Anda.
Jika Anda melihat "This invitation isn't valid." (Undangan ini tidak valid.), berarti Anda login dengan email yang berbeda, atau undangannya telah dibatalkan.
Peran dan izin#
Sebuah workspace memiliki tiga peran:
- Owner (pemilik): mengelola tagihan, tim, dan pengaturan.
- Editor: mengirim dan mengelola pesan.
- Analyst (analis): hanya dapat melihat.
Pembuat workspace selalu menjadi Owner dan tidak dapat dikeluarkan. Hanya pembuat yang dapat menjadikan seseorang Owner, mengubah peran Owner, atau mengeluarkan Owner. Owner lain mengelola Editor dan Analyst.
| Tindakan | Owner | Editor | Analyst |
|---|---|---|---|
| Melihat dashboard, kampanye, pengingat, template pesan, media, nomor WhatsApp, dan riwayat pesan | Ya | Ya | Ya |
| Mengirim pesan: kirim cepat, kampanye, dan template pesan | Ya | Ya | Tidak |
| Membuat, mengubah, menjeda, dan menghapus pengingat | Ya | Ya | Tidak |
| Mengunggah dan menghapus media | Ya | Ya | Tidak |
| Membatalkan pesan yang menunggu | Ya | Ya | Tidak |
| Menghubungkan, mengganti nama, memutuskan, dan menghapus nomor WhatsApp | Ya | Ya | Tidak |
| Kontak | Ya | Ya | Tidak |
| Memulai verifikasi nomor dan ekspor anggota grup, serta mengunduh hasilnya | Ya | Ya | Tidak |
| Kotak masuk Unibox dan nomor kotak masuk (dengan add-on Unibox) | Ya | Ya | Tidak |
| Google Sheets dan Shopify | Ya | Ya | Tidak |
| Memutuskan akun Google di Google Sheets | Ya | Tidak | Tidak |
| Mengubah detail workspace dan detail tagihan | Ya | Tidak | Tidak |
| Mengundang, mengubah peran, mengeluarkan anggota, dan membatalkan undangan | Ya | Tidak | Tidak |
| API key | Ya | Tidak | Tidak |
| Billing & plans dan Payments | Ya | Tidak | Tidak |
| Mengaktifkan atau menonaktifkan WhatsApp alerts for this workspace | Ya | Tidak | Tidak |
| Mengubah profil, kata sandi, dan notifikasi Anda sendiri | Ya | Ya | Ya |
| Keluar dari workspace | Ya, kecuali pembuat | Ya | Ya |
| Menghapus workspace | Hanya pembuat | Tidak | Tidak |
Sidebar menyembunyikan API keys dan Billing & plans dari Editor dan Analyst, serta Contacts, Google Sheets, dan Shopify dari Analyst. Editor atau Analyst yang membuka Billing & plans akan melihat "Only the workspace owner can manage billing."
Mengubah peran anggota#
Hanya Owner yang dapat melakukannya. Di baris anggota, klik Change role, pilih Role baru, lalu klik Save. Peran pembuat workspace tidak dapat diubah.
Mengeluarkan anggota#
Hanya Owner yang dapat melakukannya. Di baris anggota, klik Remove (keluarkan), lalu Remove lagi untuk mengonfirmasi. Anggota tersebut langsung kehilangan akses ke workspace, dan Anda dapat mengundangnya lagi nanti. Apa yang mereka buat, seperti kampanye dan pesan, tetap ada di workspace.
Anda tidak dapat mengeluarkan pembuat workspace atau diri sendiri: untuk mengeluarkan diri sendiri, keluar dari workspace.
Keluar dari workspace#
Di tab Team, klik Leave workspace (keluar dari workspace), lalu Leave. Anda kehilangan akses ke nomor, pesan, dan pengaturannya sampai seorang Owner mengundang Anda lagi, dan Anda dipindahkan ke workspace Anda sendiri.
Pembuat tidak dapat keluar dari workspace yang dibuatnya. Untuk menyingkirkannya, hapus workspace tersebut.
Notifikasi#
Tab Notifications (notifikasi) mengatur peringatan yang Anda terima untuk workspace saat ini. Setiap anggota memiliki pengaturannya sendiri, dan pengaturan ini terpisah untuk setiap workspace yang Anda ikuti. Sakelar langsung tersimpan begitu Anda mengubahnya.
- Email (dikirim ke email login Anda): WhatsApp disconnected (WhatsApp terputus), Account activity (aktivitas akun), Billing (tagihan).
- WhatsApp (dikirim ke Phone di Profil Anda): WhatsApp disconnected, Account activity, Billing, Low credits (kredit menipis).
- Alert thresholds (ambang peringatan): Low-credit alert below (credits) (1 hingga 10.000, default 100) dan Disconnect alert after (hours) (1 hingga 144, default 12). Klik Save untuk menyimpannya.
- This workspace (hanya Owner): WhatsApp alerts for this workspace. Berlaku untuk semua orang di workspace.
Peringatan WhatsApp terputus#
Saat nomor WhatsApp yang terhubung di workspace ter-logout, Wbiztool memperingatkan setiap anggota yang sudah menerima undangannya:
- Melalui email, dengan subjek "WbizTool Alert - WhatsApp Disconnected!", jika sakelar email Anda aktif dan alamat email Anda sudah diverifikasi.
- Melalui WhatsApp, dari nomor Wbiztool sendiri, jika sakelar WhatsApp Anda aktif. Pesan dikirim ke Phone di Profil Anda, atau ke nomor yang terputus itu sendiri jika profil Anda tidak memiliki nomor telepon.
Pengingat terus dikirim selama nomor masih terputus: maksimal 5 peringatan untuk setiap pemutusan, dengan jarak minimal 24 jam. Anda tidak diperingatkan tentang nomor yang sengaja diputus atau dihapus oleh seseorang. Peringatan berhenti setelah nomor terhubung kembali.
Email lain yang dikirim Wbiztool#
Email berikut tidak dikendalikan oleh tab Notifications:
| Siapa yang menerimanya | Kapan | |
|---|---|---|
| Wbiztool - You have been invited to new space! | Orang yang diundang | Seorang Owner mengundangnya. |
| WbizTool Alert - WhatsApp Connected Successfully! | Pembuat workspace, jika emailnya sudah diverifikasi | Nomor WhatsApp terhubung untuk pertama kalinya. Email ini berisi API Client ID Anda dan, jika workspace memilikinya, sebuah API key. |
| WbizTool - Subscription Activated | Pembuat workspace, jika emailnya sudah diverifikasi | Paket atau add-on baru dibeli melalui checkout. |
| Your Wbiztool Subscription Has Not Enough Credits | Pembuat workspace, jika emailnya sudah diverifikasi | API atau pemicu Google Sheets tidak dapat mengirim karena pesan workspace sudah habis. Email ini menyebutkan nama workspace, dan dikirim maksimal sekali setiap 3 hari untuk setiap workspace. Pesan WhatsApp juga dikirim ke nomor telepon di profil pembuat. |
| Reset Password - Wbiztool | Anda | Anda meminta reset kata sandi. |
Keamanan#
Di tab Security (keamanan), isi Current password (kata sandi saat ini), New password (kata sandi baru, minimal 8 karakter), dan Confirm new password (konfirmasi kata sandi baru), lalu klik Change password. Anda tetap login di perangkat ini, dan perangkat lain akan di-logout.
Jika Anda mendaftar dengan Google dan belum pernah membuat kata sandi, tab ini menampilkan You sign in with Google. Klik get a link by email (atau gunakan Forgot password) untuk membuatnya.
Setelah terlalu banyak percobaan yang salah, tunggu 15 menit lalu coba lagi.
Pemecahan masalah#
| Masalah | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Tidak ada + Create workspace di pemilih workspace | Anda sudah membuat 5 workspace, atau Anda menggunakan akun demo. Hapus workspace yang tidak lagi Anda butuhkan untuk membebaskan tempat. |
| "You’ve created 5 workspaces – the most you can have. Delete one to create another." | Sama seperti di atas. Workspace tempat Anda diundang tidak dihitung. |
| Workspace baru tidak dapat mengirim pesan | Workspace setelah workspace pertama Anda dimulai tanpa pesan. Pilih paket di Billing & plans. |
| "This workspace has a paid plan. Cancel it in Billing first." | Batalkan dulu langganan, paket lifetime, atau lisensi AppSumo. Langganan yang dibatalkan tetap dihitung sampai periode tagihannya berakhir. |
| "This is your only workspace, so it can’t be deleted." | Anda selalu menyimpan setidaknya satu workspace yang Anda buat. |
| "Only the person who created this workspace can delete it." | Minta pembuatnya. Jika Anda hanya ingin berhenti menggunakannya, keluar dari workspace. |
| "The name doesn’t match." | Ketik nama workspace persis seperti yang ditampilkan. |
| Tidak ada tab API keys atau Payments | Hanya Owner yang melihatnya. |
| Tidak dapat mengubah detail workspace atau mengelola tim | Anda bukan Owner di workspace ini. |
| "Your plan allows … team members, including invites. Upgrade or add seats to invite more." | Undangan yang tertunda juga dihitung: batalkan yang tidak Anda perlukan, atau tambahkan add-on anggota tim di Billing & plans. |
| "This email is already in the workspace or invited." | Orang tersebut sudah menjadi anggota atau memiliki undangan yang tertunda. |
| "Only the workspace creator can add, change or remove owners." | Minta pembuat workspace untuk melakukan perubahan. |
| "You created this workspace, so you can’t leave it." | Pembuat tidak dapat keluar. Hapus workspace sebagai gantinya. |
| Orang yang diundang tidak menerima email | Periksa folder spam mereka. Untuk mengirim ulang, klik Cancel invite lalu undang lagi. |
| "This invitation isn't valid." (Undangan ini tidak valid.) | Login dengan alamat email yang persis sama dengan yang diundang, lalu buka tautannya lagi. Undangan juga mungkin sudah dibatalkan: mintalah undangan baru. |
| "Use digits, spaces and + ( ) - only, with the country code." | Perbaiki Phone di profil Anda. |
| "Your current password isn’t right." | Gunakan Forgot password jika Anda tidak mengetahuinya. |
| Tidak ada peringatan terputus | Pastikan sakelar WhatsApp disconnected aktif untuk workspace ini, email Anda sudah diverifikasi, dan profil Anda berisi nomor telepon Anda. |
| No payments yet di Payments | Workspace belum pernah membayar melalui checkout Wbiztool. |